برنامه ریزی

تنظيم : زهره نوجوان

برنامه ریزی یکی از فعالیت های پیچیده مدیریتی است .

فرایندی است که تعیین می کند سازمان به آنجایی که می خواهد برسد چگونه برسد . یکی از وظایف اولیه مدیریت است چرا که دیگر وظایف مدیریت بستگی به این دارد که چگونه برنامه های سازمان به اهداف خود دست میابند .

در برنامه ریزی مدیران آینده را می نگرند اهداف سازمان را مشخص می کنند و استرانژیها را به منظور نیل اینکه اهداف بسط می دهند .

وسعت و پیچیدگی برنامه ریزی بستگی به پیچیده گی وکثرت اهداف دارد(میرابی ص57)0 در کنار تعیین این معیار مدیر باید از توانایی اداری بالایی برخوردار باشد تا بتواند اتفاق هایی که در آینده رخ خواهد داد را پیش بینی کرده و راه های رسیدن به آن هدف را رانیز به خوبی شناسایی نماید با توجه به این نظریه رفتاری که تمامئ افراد یک واحد باید برنامه ریزی اموری که در آینده انجام خواهند داد شرکت نمایند انتخاب زیر دستان مورد نظر و استفاده ی بهینه از آن نیرو ها نیز یکی از توانایی های مدیر در امر برنامه ریزی است . توانایی بعدی برای برنامه ریزی پیش بینی جریان امور در آینده و نتیجه های احتمالی آن هم به صورت ذهنی و هم به صورت سازمانی می باشد مدیر باید توانایی درک -  پروراندن -  طبقه بندی و ترکیب نمودن -  ارز یابی استخراج واقعیت و حقیقت ها -  مو شکافی -  دقت در کسب اطلاعات تجزیه و تحلیل طرح ها و انتخاب بهترین برنامه و به هم پیوستن این معیار ها در همه ی زمینه های برنامه ریزی داشته باشد .(غنوی ص73 و74)

برنامه ریزی چیست ؟ ویژگیهایش چه چیز هایی هستند ؟

برنامه و برنامه ریزی

 برنامه ریزی چیست ؟ به این پرسش میتوان به شکل (( برنامه یک تصمیم است یا مجموع تصمیمات است )) پاسخ داد . ویژگی این تصمیم و یا تصمیمات باید به نقطه یا وضعیت های مشخصی اشاره داشته باشد که رسیدن به آن یا تحقق بخشیده شدن آن در داخل مقاطع زمانی آینده خاسته می شود . در نتیجه به انوان یک تعریف کلی می توان برنامه را به شکل (( از امروز قرار گذاشتن این که در آینده رسیدن به کجا و تحقق بخشیدن چه چیز هایی خاسته می شود )) تعریف کرد یک چنین تصمیمی برنامه است از این رو تصمیم گیری و تهیه  برنامه چیز هایی همانندی هستند . تنها تفاوت این است که برنامه ها بیش از یک تصمیم را در بر می گیرند و مجموع تصمیمات هستند . اما برنامه ریزی تلاش های صرف شده برای پدید آوردن برنامه و یک فرایند را بیان می کند برنامه یک نتیجه (غایت ) است برنامه ریزی یک فرایند است به باور ها موردی را که آیزین ها ور سعی داشت تاکید کند همین اهمیت برنامه ریزی بوده است : یعنی اندیشیدن راه هایی در مورد آینده در مورد اهداف کوتاه و بلند مدت و بر حسب تحقق بخشیدن آنها است که تعقیب خواهد شد . اما برنامه یک تصمیم اتخاذ شده است با اتخاذ تصمیم فرایند اتمام یافته است اینک این تصمیم اجرا خواهد شد . انچه از نظر مدیر اهمیت دارد مشغول بودن همیشه ذهن او با موضوعات مربوط به آینده نزدیک یا دور است .(امیرکبیری ص93 و 94)                                                               

ویژگی های برنامه ربزی

دو ویژگی اساسی برنامه ریزی سریع و آنی به چشم می خورد

1)اول اینکه کار برنامه ریزی باید یک تفکر ارز یابی و بررسی معطوف به آینده باشد برنامه ریزی نگاه به آینده را بیان می کند ( اما کنترول بیان گر نگاه کردن به گذشته است ) .

 مترادف بودن برنامه ریزی با نگاه به آینده این فعالیت را با ( ابهام و نامعلومی ) مرتب می سازد برنامه ریزی به علت اینکه حصول به نقطه مورد خواست یا مشخص کردن وضعیتها در آینده است هنگام حرکت کردن به سوی این نفطه یا وضعیت فهمیدن اینکه شرایط داخلی و خارجی کسب و کار چگونه توسعه پیدا خواهد کرد . امکام پذیر نیست . آشکار و معلوم نبودن شرایط در آینده برنامه ریزی را به صورت یک نوع کار ( پیش بینی آینده ) در می آورد بنا به گفته بعضی ها این وضعیت برنامه ریزی را به صورت نوعی فال بینی در می آورد پیش بینی از نزدیک با برنامه ریزی مرطبت است اما همانند آن نیست ( پیش بینی ) احتمالی ترین شکلی که روی داد ها در آینده به خود خواهد گرفت و یافتن شتون است و با حدس و گمانه زنی رویداد ها مرتبط است اما ( برنامه ریزی ) در مقابل این شکل با جهت توسعه رویدادها و چگونگی انجام کار مشخص شده است

2) اما دومین ویژگیای که بهچشم میخورد روابط بین برنامه ریزی با ریسک یا مخاطره هدف و مفروضات است در اصل در تصمیم و اجراهای یک مدیر هدف ریسک و مفروضات همیشه وجود دارد تمامی این موارد را حتی اگر مدیر به طور واضح و صاف فکر نکرده ارزیابی نکند تصمیماتی که می گیرد و اجرا هایی که انجام می دهد به اهداف معینی معطوف خواهد بود تکیه بر مفروضات معینی خواهد داشت و مد نظر قرار دادن ریسک معینی را افاده خواهد کرد . بدین ترتیب در اصل برنامه ریزی فعالیت های بمیان گذاشتن واضح و صاف این روابط بحث شدن آن انجام دادن ارزیابی با روش های علمی تا حد ممکن و در غایت انجام دادن یک انتخاب منطقی را پیش بینی می کند رویکرد این گونه رویدادها و درنتیجه آن وبر اساس ارزیابی های انجام شده مقرر داشتن این که چه چیزی چه زمانی چه طور انجام خواهد شد رفتاری است که برنامه ریزی پیشبینی می کند .بنا به اعتبار نتیجه یک برنامه امادگی وارد شدن به عمل است . این امادگی مشخص شدن وضعیتهایی است که رسیدن به آن به دلیل انجام دادن انتخاب های لازم ( اتخاذ تصمیمات ) مورد خواست است در نتیجه این انتخاب زمان بندی کارهایی که انجام خواهد شد ( مشخص کردن چه زمانی انجام خواهد شد ) در بر می گیرد عنصر زمان بندی یک بعد مهم برنامه است .(امیرکبیری ص96و97)

فرایند برنامه ریزی

فرایند برنامه ریزی کلیه سازمانها بر مبنای رسالت و معموریت سازمان استوار است . اهداف خاص مبتنی بر رسالت و برنامه هایی که می تواند به دست یابی این اهداف بینجامد به صورت ذیل است .

الف- رسالت

رسالت یک سازمان تعیین کننده ای است که چرا یک سازکان وجود دارد و چه باید انجام دهد .

ب- اهداف

سازمان پالایش رسالت است . اهداف با توجه به رسالت بیشتر به موارد خاصی مانند سهم بازار بهره وری – سود رشد و غیره اهمیت می دهد . اهداف سازمان دارای پنج ویژگی است

1-      اهداف سازمان باید به صورت مکتوب برای تمام اعضای سازمان نوشته شود

2-      اهداف باید محدوده زمانی داشته باشد .

3-      اهداف باید مشخص و قابل اندازه گیری باشد .

4-      اهداف باید واقعی و دست یافتنی باشد .

5-      تحقق اهداف مشارکت و حمایت همه جانبه را می طلبدهیچ هدفی نبا ید نادیده انگاشتن هدفهای دیگر تمام شود .(میرابی ص61)

برنامه ها

بعد از تعیین رسالت و اهداف سازمان گام بعدی در فرایند برنامه رهبری ایجاد برنامه است . برنامه ها عملیاتی هستند جهت کمک به سازمان برای دست یابی به اهداف . پیچیده ترین قسمت مدیریت هر سازمان بستگی به  چگونگی به عمل درآوردن برنامه  ها دارد و یک برنامه جامع باید متضمن شرایط زیر باشد :

v       چه فعالیت هایی جهت دستیابی به اهداف لازم است .

v        چه زمانی این فعالیت ها باید انجام گیرد .

v       چه کسی مسئول چه کاری است .

v       کجا این فعالیت ها باید انجام شود .

v       کی عملیات باید به انجام برسد .(میرابی ص64)

انواع برنامه ریزی

نخستین طبقه بندی در رابطه با برنامه ها طبقه بندی بر اساس مدت زمان است و برنامه ها را به صورت کوتاه و بلند مدت در بر می گیرد .

 برنامه های بلند مدت بیش از 5 سال برنامه های میان مدت بین 1 تا 5 سال و برنامه های کوتاه مدت هم تا یکسال مدت زمان را در بر یم گیرد .

 مدت زمانی را که برنامه ها مد نظر قرار می دهند (( افق برنامه ریزی )) نامیده می شود . برنامه هایی که افق آنها تنگ است برنامه های کوتاه مدت هستند . یک طیقه بندی دیگر در رابطه با برنامه ها برنامه ریزی است که با تکیه بر افق برنامه ریزی در سطوح سازمان انجام می گیرد . بنابراین در سطوح پایین و میانی سازمان بیشتر برنامه ریزی های کوتاه و میان مدت و در سطوح بالا ( عالی ) هم برنامه ریزی  های میان و بلند مدت انجام می گیرد .

یک طیقه بندی دیگر در رابطه با برنامه ریزی تفکیک بر اساس نوع برنامه هاست اگر از این زاویه نگریسته شود طرح ها بودجه ها دستورالعمل ها و روش ها ایین نامه ها و مقررات نمودار های جریان کار کتابچه های سازمانی و خواهش ها نیز به عنوان یک نوع برنامه می تواند مورد بررسی قرار گیرد . از موارد ذکر شده طرح ها نشانیدن برنامه ها را به ابعاد زمانی و زمان بندی کردن آن و بودجه ها و انجام دادن ابعاد مالی ( پولی ) برنامه ها را بیان می کند خط مش ها راهنما یا اصولی را نشان می دهد که اتخاذ تصمیمات در موارد مختلف آسان می سازد خط مس هماهنگی در کسب و کار را تامین می کند اگر خط مس ها صاف و روشن یاشد هر کس در کسب و کار در مقابل مسئله و مشکل یکسان تصمیم مشابه ای را اتخاذ می کند .

به علاوه برنامه ریزی را می توان به شکل برنامه ریزی پروژه – برنامه ریزی تاکتیکی – برنامه ریزی استراتژیکی و برنامه ریزی عملیاتی طبقه بندی کرد . برنامه ریزی پروژه به عبارتی به جای برنامه ریز ی عملیاتی نیز می توان استفاده شود . در این جا مبنای ارتباط دادن مجموعه کارهایی ( پروژه ای ) که آغاز و پایان آنها مشخص و از قبل قابل تعریف است با یگدیگر ونیز انجام دادن پیش بینی های زمان و منابع برای هر کاری است .

در این موضوع نمودارهای ( گانت ) شبکه های 0 روش مسیر بحرانی ) و ( فن ارزیابی و بازنگری برنامه ) ابزار های اصلی به شمار می آیند .

 اما برنامه ریزی استراتیژیک کار تعیین ماموریت دیدگاه و اهداف دراز مدت و راه های حصول به آنها است برنامه ای که در نتیجه فرایند برنامه ریزی پدید می آید .

1-       پیش بینی متکی به حساب و ارمقام است .در حالی که استراتؤی ها شاید همیشه مکتوب نباشد اما استراتژی هایی را که با در آوردن به صورت مکتوب هویت قطعی به آنها بخشیده می شود می توان به عنوان ( برنامه ریزی استراتژیک ) مورد بررسی قرارداد .

به عبارتئ دیگر برنامه ریزی استراتژیک نتیجه اجرای مدیریت استراتیژیک است .(امیرکبیری ص104 و105)

محاسن برنامه ریزی

1-      اهداف سازمان را فقط در چهار چوب برنامه ریزی می توان تحقق بخشید .

2-      برنامه ریزی زمینه را برای اجرای تصمیمات فراهم می کند .

3-      برنامه ریزی در سطوح مختلف به مدیریت کمک می کند تا طرح های آینده خود را به طور منظم انجام دهد تا حد اکثر نتیجه را بدست آوریم .

4-      با رشد سریع تکنولوژی تنها در چها رچوب برنامه ریزی می توان تطبیق یا رشد مورد نظر را تامین کند .

5-      به طور غیر مستقیم ما را به سوی رشد اقتصاد کلان برده و از به هدر رفتن عوامل تولید جلوگیری می کند .

6-      بودجه بندی را موجب گشته و در نتیجه ابزار کنترلی را به دست می دهد .

7-      روحیه گروهی را بالا برده و در نتیجه ابزار کنترلی را موجب می شود .

(سیدجوادین ص96)

محدودیت های برنامه ریزی

1-      با توجه به هزینه و وقت تعهدی برای تحقق اهداف بدست نمی دهد .

2-      بعلن هزینه و وقت سازمانهای کوچک از انجام عمل برنامه ریزی خود داری می کنند .

3-      حرکت تمام سطوح سازمانی را دچار کندی یا مشکل می کند .

4-      بر نامه ریزی بر اساس احتمالات و حدس است نه میتنی بر یقین .

راه های کاهش محدودیت های برنامه ریزی

1-      تا سر حد امکان از برنامه ریزی ها وابسته به هم خود داری شود .

2-      از برنامه ریزی موازی در زمینه های گوناگون بر اساس ضابطه خاص کمتر استفاده شود .

3-      سعی شود بر نامه ها هماهنگ با یکدیگر و یکنواخت پیش یروند .

4-       برنامه ها مرحله به مرحله اجرا شود .(رضائیان ص98)

گامهای برنامه ریزی  

در برنامه ریزی باید گامهائی برداشت که پاسخ گوی سوالات زیر باشد .

1-کی        2- چه وقت    3- چرا    4- کجا     5- چه    6- کدام    7- چطور

بنابر این گامهائی را که در برنامه ریزی باید برداشت به شکل مرحله ای فرایند زیر را طی می نماید .

1-       آگاهی از فرصتها : گر چه این عمل قیل از برنامه ریزی واقعی باید صورت بگیرد و دقیقا جزء فرایند برنامه ریزی محسوب نمی شود . ولی آگاهی از مسائل مشکلات و یا فرصتها نقطه واقعی برنامه ریزی است بنابراین نیاز به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصتها داریم .

2-       تعیین اهداف : گام دوم در برنامه ریزی تعیین اهداف کوتاه مدت برای کل سازمان و برای تک تک واحد های آن می باشد این اهداف نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به آن و جاهایی که باید مورد تاکید قرار گیرد را معین کرده و آنچه را که باید با به کار گیری استراتژیک خط و مش – روید – قوانین – بودجه و برنامه زمان بندی شده کسب گردد .

3-       تعیین فرضیه ها در باره محیط : سومین گام منطقی در برنامه ریزی تعیین فرضیه ارائه آن و کسب موفقیت در مورد آن می باشد مفروضات برنامه ریزی تصورات ما از محیطی است که برنامه ریزی در آن محیط انجام خواهد شد . این امر که تمام مدیران دست اندر کار برنامه ریزی بر روی مفروضات اتفاق نظز داشته باشند از اهمیت ویژه ای بر خوردار است .

4-       تعیین راه کارهای مختلف : چهارمین ورحله در برنامه ریزی جستجو بررسی راه کار های مختلف می باشد بویژه راه کارهائی که به راحتی و به سهولت قابل تشخیص نیستند . مشکل برنامه ریزی – پیدا کردن راه کار های مختلف نیست بلکه کاهش تعداد راه کار هاست تا بتوان بهترین راه کار را تجزیه و تحلیل کرد .

5-       ارزیابی راه کار های مختلف : پس از تعیین راه کار های مختلف و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک باید آنها را در ارتباط یا اهداف و مفروضات اولیه بسنجیم یک راه کار ممکن است سود مند تر باشد ولی نیاز به نقدینگی زیادی داشته باشد و زمان برگشت آن کند باشد راه کار دیگر ممکن است سود آور نباشد ولی مخاطرات کمتری داشته باشد در این فرایند با گام برنامه ریزی از فنون پژوهش های عملیاتی و ریاضی در مدیریت استفاده عمده ای می شود .

6-       انتخاب راه کار نقطه ای است که پذیرفته می شود یعنی نقطه ای که تصمیم گیری واقعی است . گاهی تجزیه و تحلیل و ارزیابی راه کار های مختلف مارا به این نتیجه می رسانند که دو یا سه راه کار مناسب هستند . و مدیر می تواند به جای انتخاب یک راه کار را انتخاب کند .

7-       تنظیم برنامه های پشتیبانی : هنگامی که درمورد یک راهکار از مجموعه ای از راه کار ها اخذ تصمیم می شوند برنامه ریزی بندرت کامل می شود و نیاز به مرحله هفتم به وجود می آید و تقریبا همیشه برنامه های فرعی برای جمایت از برنامه های اصلی نیاز است .

8-       بیان برنامه ها به ارقام به وسیله تخصیص بودجه : پس از اخذ تصمیم و تعیین برنامه آخرین مرحله تبدیل آنها به عدد و رقم فرا می رسد . کل بودجه یک شرکت یا یک سازمان بیان گر جمع کل درامد وهزینه و سود حاصل می باشد . هر واحدی در یک سازمان می تواند بود جه مخصوص خود را داشته باشد که به نسبت از بودجه کل سازمان تعیین می گردد. اگر این تخصیص بود جه خوب انجام گردد بودجه می تواند وسیله ای برای افزودن برنامه های گوناگون به یکدیگر و همچنین استاندارد مهمی برای سنجش میزان پیش رفت در برنامه باشد .(سیدجوادین ص90تا93)

دامهای ده گانه ی اصلی در برنامه ریزی موفق

در برنامه ریزی موفق بر سر راه مدیر عالی سازمان دامهایی هست که اگر دقت نکند در آن گرفتار خواهد شد و منجربه شکست برنامه هایش می شود . عمده ترین این دامها عبارتند از :

1-      مدیریت عالی تصور کند که می تواند وظیفه برنامه ریزی را به دیگران تفویض کرده و بدین نرنیب خودش را به طور مستقیم در گیر برنامه ریزی نکند .

2-      مدیریت عالی آن قدر درگیر مسائل جاری شود که وقت کافی صرف برنامه ریزی نکند و در نتیجه برنامه ریزی در سطوح پایین بی ارزش و اعتبار گردد.

3-      قصور در بیان و تدوین واضح در اهداف به عنوان مبنایی برای فرموله کردن برنامه های بلند مدت .

4-      قصور نسبت به درگیر ساختن مدیران اجرایی اصلی در فرایند برنامه ریزی .

5-      قصور در بکار گیری واقعی برنامه ها به عنوان معیار برای ارزیابی عمل کرد مدیری .

6-      قصور در خلق و ایجاد جو موافق و حامی برنامه ریزی .

7-      تصور اینکه برنامه ریزی جامع از سایر جنبه های فرایند مدیریت مجزاست .

8-      تدویین طرحی انعطاف ناپذیر و پیچیده که مانع نو آوری هاست .

9-      مدیریت عالی برنامه های بلند مدت را که توسط روسای بخشها و واحد ها تهیه شده ارزیابی و بازنگری نکند .

10-   مدیریت عالی تصمیماتی مبتنی بر احساس و بینش خود اخذ کند که با برنامه های رسمی تظاد داشته باشد .(رضائیان ص99)

برنامه ریزی متمرکز و غیر متمرکز

در برنامه ریزی متمرکز واحد برنامه ریزی دستور های کاری را برای هر قسمت تعیین می نماید .  کارگر زمانی که کارش را به پایان رسانید به واحد برنامه ریزی گذارش می دهد و سپس کار دیگری بر او واگذار می گردد . ارتباط بین واحد برنامه ریزی و کارگران با مدیران میانی و سرکارگران است که برای دریافت دستور کار به مدیریت برنامه ریزی مراجعه می نمایند .

در برنامه ریزی غیر متمرکز واحد برنامه ریزی مرکزی تاریخ شروع و پایان کار را برای هر قسمت تعیین می نماید . سر کارگران انجام کار ها را به کارگران واگذار می کنند و برنامه ی زمانی کار را طوری ترتیب می دهند که با تاریخ و موعد های تعیین شده از طرف واحد برنامه ریزی تولید هماهنگ در این نوع برنامه ریزی یک منظرات کلی بر امور وجود خواهد داشت .(غنوی ص88)

برنامه ریزی برای زمان های ضروری و اضطراری

با توجه به نوسان های بازار به ویژه در اقتصاد آزاد داشتن برنامه هایی برای زمان هایی که به علت راکد بودن بازار سفارشی دریافت نگردیده و تولیدی انجام نمی گردد بسیار مهم خواهد بود . توجه به نکته های زیر می تواند تا حدودی نگرانی های مدیریت در مورد به خطر افتادن هدف کلی سازمان را کاهش داده تا اینکه بحران فروکش کرده و برنامه ریزی از قبل تعیین شده جای خود را باز یابد . نکته های اشاره شده به صورت زیر می باشد .

v       بررسی قطعیت رویداد های آغاز و پایان اضطراری کار .

v       تلاش های طرح ریزی شده با مردم و کارگران در داخل و خارج از سازمان بر کاهش بحران .

v       بازنگری و توسعه ی روش های تامین و رویداد های اطلاعاتی و عملیاتی .

v       باز نگری موردی در برنامه ها .

v       گسترش روابط با سایر واحد های صنعتی و منابع اطلاعاتی .(غنوی ص89)

مفهوم برنامه ریزی از نظر مدیر

v       قبل از این که فنون ساده یا  پیچیده و کیفی یا کمی برنامه ریزی شناخته شده مورد استفاده قرار گیرد برنامه ریزی یک روی کرد ذهنی و یک شیوه ی زندگی است .  ویژگی اصلی این امر آن است که از هم اکنون با پیش بینی رویداد های آینده آنچه انجام خواهد شد قرار گذاشته (تصمیم گیری ) می شود .

v       ضرورت داشتن زندگی با برنامه ریزی در مدیریت کسب کار روشن است شرایط هرچه باشد انجام دادن یک برنامه ی کوتاه یا بلند مدت مدیر ضرورت دارد زیرا منابع کم یاب است .

v       بدون برنامه ریزی ارزیابی یک اجرای مدیریتی یا موفقیت مدیر نیز دشوار است اهداف تعیین شده توسط فرایند برنامه ریزی استاندارد ها و نقتط مرجعی را بیان می کند که نتایج فعلی بدست آمده از اجرا با آنها قیاس خواهند شد . معنی دادن به نتایج فعلی تنها اگر نقاط مرجع وجود داشته باشد امکان پذیر است . اگر هدف ( استاندارد نقطه مرجع )ویژه مشخص نباشد نتایج فعلی فقط با نتایج فعلی یک دوره گذشته می تواند مورد مقایسه قرار گیرد که این وضعیت ارزیابی امروز با نگریستن به گذشته بیان می شود بدون شک یک چنین ارزیابی نیز معنی دارد اما یک مدیریت و اداره اثر بخش اجرایی است که نقطه ی مرجع ( استاندارد -  هدف ) معطوف به آینده را تعیین کند و ارزیابی را با مقایسه کردن نتایج فعلی با آن نقطه ی مرجع انجام دهد این مورد اخر موضوع وظیفه ی (( کنترل )) است که به عنوان وظیفه ی نهایی مدیریت به آن پرداخته می شود. (امیرکبیری ص105و106)

منابع و ماخذ

رویکرد های سازمان و مدیریت و رفتار سازمانی -مولف : دکتر علیرضا امیر کبیری

 سازمان و مدیریت آن مولف: دکتر علیرضا غنوی ( عضو هیئت علمی دانشکده ی امور اقتصادی )

 مدیریت (مبنای و استراتژی ) مولف : دکتر وحید رضا میرآبی

 تئوری های مدیریت  مولف : دکتر سید رضا سید جوادین ( عضو هیئت علمی دانشگاه تهران )

 اصول مدیریت  مولف : دکتر علی رضائیان