تازه ها

پیام ها 

ارتباط با مدیر سایت

• مشاهده نظرات
• ارسال پیام
• ارسال فایل

جستجو

 

 

 

تجزيه و تحليل سيستمها و روشها- دکتر شمس السادات زاهدي(خلاصه نکات مهم)

 

بسم الله الرحمن الرحيم

 

نام درس: تجزيه و تحليل سيستمها و روشها

تعداد واحد: 3

منبع: تجزيه و تحليل سيستمها و روشها

مولف: دکتر شمس السادات زاهدي

 

 

ساير منابع (منابع کمکي)

1- تجزيه و تحليل سيستمها و روشها, دکتر علي رضائيان, انتشارات سمت

2- تجزيه و تحليل سيستمها و روشها, دکتر منصور منصورکيا

اهداف درس

ü        آشنايي دانشجو با نظريه سيستمي

ü        شناخت انواع سيستمها

ü        وضايف تجزيه و تحليل سيستمها و روشها

ü        اهداف آشنايي با فنون تجزيه و تحليل سيستمها و روشها

ü        جدول تقسيم کار، نمودار جريان کار، طرح جا و مکان

ü        روشهاي برنامه ريزي شبکه اي و روشهاي کارسنجي

فصل اول

سيستم و نگرش سيستمي

 

       در اين فصل ابتدا کلياتي در باره سيستم مي آيد و ضمن ارائه تعريف جامعي از سيستم به بررسي عناصر متشکله آن پرداخته ميشود. سپس به بعضي از انواع طبقه بندي هاي سيستمي اشاره ميگردد و ويژگيهاي سيستمهاي باز مطرح مي شود. در پايان فصل ضمن توضيح درباره نظريه عمومي سيستمها و نگرش سيستمي, نحوه عملکرد فردي که طرز تفکر و نحوه نگرش خود را بر سيستم نگري استوار مي سازد, توضيح داده مي شود.

سيستم چيست؟

سيستم مجموعه اي است از اجزاي به هم وابسته که به علت وابستگي حاکم بر اجزاي خود کليت جديدي را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصي پيروي مي نمايد و در جهت تحقق هدف معيني که دليل وجودي آن است فعاليت مي کند.

نمونه هايي از سيستم

سيستمها بيشمار هستند. برخي از نمونه هاي سيستم عبارت است از:

مولکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حيوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشينها و ديگر نظامهاي مکانيکي؛ منظومه هاي کيهاني؛ نظامهاي اجتماعي, سياسي, اقتصادي و فرهنگي؛ سيستم اطلاعات؛ کامپيوتر؛ نظامهاي توليدي, آموزشي, تامين اجتماعي, خدمات درماني, ارتباط جمعي؛ حسابداري بايگاني؛ نظام حقوق و دستمزد, بازنشستگي, ارزشيابي, کارکنان و کنترل و ... . در اين کتاب مفاهيم نظام و سيستم مترادف گرفته شده است.

ترکيب سيستم

هر سيستم از اجزايي تشکيل شده است و هر جزء نقش خاصي را در جهت تحقق هدف سيستم ايفا مي کند. ترکيب سيستم را مي توان در شکل زير نشان داد:

 

درونداد Input

دروندادها يا داده ها عبارتند از کليه آنچه که به نحوي وارد سيستم مي شود و تحرک و فعاليت سيستم را سبب مي گردد. بديهي است که بدون تزريق داده, ادامه حرکت و زيست سيستم ممکن نخواهد بود. در يک نظام توليدي، داده ها عبارتند از مجموعه اي از نيروي انساني با درجات متنوعي از مهارتها و تخصصها, مواد اوليه, سرمايه, انرژي, تکنولوژي, اطلاعات و غيره.

فرايند تبديل (ميانداد)
 Through put or Process

دروندادي که به سيستم وارد مي شود طبق برنامه سيستم در جريان تغيير و تبديل قرار مي گيرد در واقع کار در سيستم انجام مي شود و در نتيجه در داده ها تغيير به وجود مي آيد در نظام دانشگاهي دانشجو که يکي از داده هاي سيستم است در فرايند تبديل قرار ميگيرد و ذهن او با مفاهيم واژه ها و مطالب علمي آشنا مي شود و در نگرش او تغييراتي پديد مي آيد.

برونداد (ستاده ها) Out put

داده هايي که در فرايند تبديل قرار مي گيرند, طبق نظم و سازماني که بر سيستم حاکم است, به صورت کالا يا خدمت, از سيستم به محيط صادر مي شوند. دانشجوي فارق التحصيل, تحقيق و پژوهش, برخي از ستاده هاي نظام دانشگاهي هستند. کالاي توليد شده ستاده يک نظام توليدي است. خدمات عمومي از ستاده هاي  بعضي از سازمانهاي اجتماعي مي باشند.

بازخور (بازداد) Feedback

بنا به نظر «لودويک فون برتا لانفي»

  (Ludwig Von Bertanffy)بازخور فرايندي دوراني است که در آن قسمتي از ستاده, به عنوان اطلاعات به درونداد پس خوانده ميشود و به اين تيب, سيستم را خود کنترل ميسازد مثل ترموستات که وظيفه حفظ دماي ثابت را بر عهده دارد. به عبارتي ديگر بازخور يعني يک مدار ارتباطي که نحوه عملکرد سيستم را مشخص مي نمايد و انحرافات را تعيين مي کند.

محيط سيستم

هر سيستم در محيطي قرار دارد و از عوامل محيط تاثير ميپذيرد و بر آنها اثر مي گذارد. به عبارت ديگر, سيستم و عوامل محيطي, مانند عوامل طبيعي, فرهنگي, ايدئولوژيکي, اجتماعي, سياسي و اقتصادي بر هم تاثير  و تاثر متقابل دارند. به اين ترتيب, محيط هر سيستم را عواملي تشکيل مي دهند که اگر چه جزء سيستم نيستند, اما تغيير در هر يک از آنها مي تواند موجب تغييراتي در سيستم شود.

طبقه بندي سيستم ها

الف: سيستم هاي اصلي و فرعي

    سيستم ها به دو دسته اصلي و فرعي تقسيم شده اند. سيستم هاي فرعي جزيي است که بر خود نظارت دارد و وظيفه خاصي را انجام ميدهد و براي رسيدن به هدف معيني مي کوشد . با ديد گسترده تري اين سيستم فرعي که نقش ويژه اي را ايفا ميکند خود يکي از اجزاي تشکيل دهنده سيستم بزرگتري است که مي توان آن را سيستم اصلي نام نهاد. بنابراين سيستم اصلي از به هم پيوستن چند سيستم فرعي پديد مي آيد.

ب: تقسيم سيستم ها به باز و بسته

    سيستم بسته سيستمي ساده است که با محيط خود ارتباطي برقرار نميکند. سيستم باز سيستمي است که با محيط خود در ارتباط است. سيستم هاي بسته در برخورد با محيط سازمان خود را از دست ميدهند يا جهت فعاليتشان تغيير مي کند.

 

    در هر سيستم عواملي وجود دارند که در خلاف جهت نظم سيستم عمل مي کنند و مختل کننده انتظام سيستم هستند. اين عوامل را «آنتروپي» (entropy)  مي خوانند. آنتروپي به دو گونه تقسيم مي شود: آنتروپي مثبت که عملکردش در خلاف جهت نظم سيستم است و آنتروپي منفي که عملکردش در خلاف جهت آنتروپي مثبت است يعني: براي ايجاد تغييرات و تعديلاتي در جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقاي سيستم در محيط عمل ميکند.

خواص سيستم هاي باز

1-کليت و جامعيت وجودي

سيستم در کليت وجودي خود خواصي را ظاهر مي سازد که در اجزاي تشکيل دهنده آن به تنهايي وجود ندارد اين کليت نيز نتيجه گرد آمدن اجزا مجرد نيست بلکه ارتباط اجزا با يکديگر و نحوه ترکيب نظم و سازمان يافتن آنهاست که کليت سيستم را به وجود مي آورد و سيستم با چنين جامعيت وجودي است که خواصي را از خود نشان مي دهد. سيستم سازماني در کليت و جامعيت وجودي خويش توان و بضاعتي را مي يابد که او را به انجام وظايفي قادر مي سازد.

2-سلسله مراتب :

    در سيستم ها نوعي سلسله مراتبي از نظر ساختاري (يعني نظم اجزا) عملکردي و رفتاري (يعني فرايندها) وجود دارد. در هر سيستم عناصري وجود دارد که آن عناصر به نوبه خود سيستم هاي کوچکتري هستند که ساخت و عملکرد ساده تري دارند . به اين ترتيب مراتب وجود يک زنجيره مرتبه اي است که هريک از مرتبه ها ساخت و خواصي علاوه بر ويژگي هاي مرتبه پيشين دارد .

طبقه بندي سلسله مراتبي بولدينگ
 به صورت زير است

 

اول- سطح بافتها و چار چوبهاي وجودي يا سازه هاي ايستايي: سطحي است که سيستم ها در آن حالت ايستا دارند مثل اتمها و مولکولها.

دوم- سطح سيستم هاي ديناميک ساده يا ساعت گونه ها : در اين سطح حرکت و پويايي آغاز مي شود و سيستم ها از خود حرکت نشان مي دهند . مثل گردش منظومه هاي کيهاني.

سوم- سطح سيستمهاي ((سايبرنتيک)) يا سيستمهايي که با مکانيسم بازخورکنترل مي شوند . مثل ترموسات: از ويژگيهاي اين سطح انتقال و تبادل اطلاعات است (مثل الگوهاي تعادل بدن).

 

چهارم- سطح سيستم هاي باز يا سطح ياخته با خصوصيت توليد مثل: حيات از اين سطح آغاز مي شود مثل سلولها و ارگانيسم به طور کلي.

پنجم- سطح نباتات يا سطح ارگانيسم هاي پست: مشخصه اصلي اين سطح تقسيم کار بين ياخته هاست. ارگانيسم ها حسي در اين سطح در حدي بسيار ابتدايي شروع به فعاليت مي کنند. مثلا گياه با کمک ريشه  ساقه برگ گل و ساير اجزاي خود گرما و سرما يا تاريکي و روشنايي را حس مي کند و عکس العمل مناسب از خود نشان    مي دهد.

ششم- سطح حيوان: سطح يادگيري هوشياري و آگاهي نسبت به وجود خود و با تحريک و رفتار قابل پيش بيني تکامل گيرنده ها و   دستگاه هاي عصبي .

 

هفتم- سطح انسان : با خصوصيات تحريک زياد ورفتار قابل پيش بيني با گيرنده هاي اطلاعاتي پيشرفته و نيز: آگاهي نه تنها نسبت به وجود خود بلکه نسبت به غير ارتباط به وسيله زبان و غيره.

هشتم- سطح سيستم هاي اجتماعي : اجتماع انسانها با خصوصيات فرهنگي و نظام ارزشها و رفتارهاي خاص اجتماعات بشري.

نهم- سطح سيستم هاي نمادين و سطح استعلايي يا سطح ناشناخته ها و مطلقها : سيستم هاي نمادين مثل زبان منطق رياضيات علوم هنرها اخلاق و غيره . سطح نا شناخته ها سطحي است که ما فوق اجتماعات بشري و سطحي برتر از آن است که در حال حاضر بتوان آن را درک کرد.

3- همبستگي بين اجزا

    يکي از مهمترين مشخصه هاي سيستم,وجود همبستگي بين اجزاي تشکيل دهنده آن است . منظور از همبستگي اين است که هر جز در سيستم , به نحوي با ساير اجزا مرتبط است و به علت وجود اين همبستگي چنانچه در جزيي خللي وارد شود, ساير اجزاي نيز از آن خلل, متاثر مي گردنند اگر عضوي به درد آيد, ديگر عضوها نيز بي قرار مي شوند.

4- تناسب بين اجزا

بين اجزاي هر سيستم تناسب سنخيت و اکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بين اجزا سبب حفظ هويت و کليت سيستم مي شود. چنانچه اجزاي سيستم با هم متناسب نباشد , در کار سيستم خلل ايجاد مي شود. در يک نظام دانشگاهي, تعداد دانشجويان بايستي با تعداد استادان متناسب باشد و همچنين بايستي بين کادر علمي و کار اداري و واحداي خدماتي تناسب لازم برقرار شود .

5- گردش دايره وار

فرايند درونداد, تبديل, و برونداد, جرياني مستمر و مداوم است. به اين معني که با صدور برونداد, سيستم بار ديگر آماده کسب نيرو و تجديد فعاليت مي شود و اين جريان به شکل گردش دايره وار ادامه مي يابد. در يک نظام توليدي , وقتي کالايي توليد مي شود, به بازار عرضه مي گردد و با فروش آن در آمدي به دست مي آيد که اين درآمد مجداّّ براي خريد مواد اوليه مورد استفاده قرار ميگيرد  و سيستم از آن تغذيه مي کند و به حرکت خود ادامه مي دهد .

6- خاصيت توليد مثل

    از ديگر ويژگيهاي سيستم هاي باز, ميل به جاودانگي است. سيستمها گرايش به جاودانه سازي خود دارند و تا جايي که امکان داشته باشد به حيات خويش ادامه   مي دهند. چنانچه در کار سيستم, نقصي پديد آيد, در رفع آن مي کوشد و براي ادامه حيات تلاش مي کند و در غير اين صورت, از طريق توليد مثل وجود خود را در ديگري ادامه مي دهد .

7- همپاياني

سيستم مي تواند از راهها و مسيرهاي متفاوتي به هدف واحدي برسد. به عبارت ديگر , حالات پاياني واحدي ممکن است از شرايط اوليه متفاوت و با راههاي متفاوت حاصل شود .

برتالنفي اصل همپاياني را در سال 1940 مطرح کرد و مثالهايي نيز براي آن برشمرد . از جمله به خار پوست دريايي اشاره کرد که مي تواند از طريق يکي از راههاي زير به وجود آيد:

الف- از يک تخمک کامل

ب  -  از هر يک از دو نيمه يک تخمک تقسيم شده

ج  -  از آميزش دو تخمک کامل

8-گرايش به فنا

در درون سيستم ها عواملي به وجود مي آيند که سيستم را از جهت اصلي آن منحرف مي سازند و تمايل در جهت عدم تعادل دارند . همان طور که قبلاّ گفته شد اين عوامل را آنتروپي مي خوانند . آنتروپي در سيستم هاي بسته , معيار کهولت يا از هم پاشيدگي سيستم است و باعث مي شود که سيستم سرانجام به سوي بي نظمي و اغتشاش تمايل يابد .

9-گرايش به تکامل

 

منظور از تکامل عبارت است از پيچيدگي ساخت و تنوع خواص. چنانچه ساختار سيستم, پيچيده تر شود و در اثر آن پيچيدگي, عملکردهاي متنوع تري از سيستم به ظهور رسد و خواص بيشتري ارائه شود, سيستم متکاملتر شده است.

10- گرايش به تعادل يا خودنگهداري پويا

از ديگر ويژگيهاي سيستمهاي باز خصوصيت تعادل گرايي يا خودنگهداري پويا و حالت پابرجايي است. منظور از اين حالت که به هوموستاسيس معروف است تلاش سيستم در حفظ متغيرهاي ضروري خود در      محدوده اي معين به منظور ادامه حيات سيستم        مي باشد.

نظريه عمومي سيستم ها و نگرش سيستمي

نگرش سيستمي, برسي پديده ها از طريق در نظر گرفتن کل پديده است. در واقع مي توان گفت که اين نگرش, آميزه جديدي است از روشهاي قياسي و استقرايي که ضمن دارا بودن محاسن هر دو, فاقد عيوب آنهاست. زيرا در آن, هم کليت پديده مورد نظر است و هم ارتباط بين اجزاي تشکيل دهنده آن مورد توجه قرار ميگيرد.

 

نگرش سيستمي چارچوبي منطقي و علمي ارائه مي دهد که با ساير نگرشها متفاوت است و اين تفاوت از چندبعدي بودن آن ناشي مي شود. لذا فردي که قالب ذهني خود را بر مبناي سيستم نگري استوار است مي تواند به شناخت کامل تري از محيط خود دست بيايد.

 

بنابراين مي توانيم نتيجه بگيريم که فردي که جهان بيني و نحوه تفکر خود را بر نگرش سيستمي استوار مي سازد نه تنها از يک بعدي بودن و قشري فکر کردن مبري است و از تعصب ناآگاهانه و يک سو نگري دوري ميجويد, بلکه با بررسي کامل درباره کليت يک موضوع و در نظر گرفتن کليه ارتباطات ممکن (در حد امکان) ميکوشد تا به شناخت کاملتري از موضوعات و سيستمهاي محيطي خويش دست يابد و در موقعيت شناخته شده اي وظايف خويش را انجام دهد.

فصل دوم

تجزيه و تحليل سيستم چيست و تحليل کننده سيستم کيست ؟

هدف هاي کلي :

ü        تعريق تجزيه و تحليل سيستم

ü        ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

ü        وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستم ها

ü        فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها

ü        تحليل کننده سيستم کيست ؟

ü        سيکل تجزيه و تحليل

تعريف تجزيه و تحليل سيستم

تجزيه و تحليل سيستم عبارت است از شناخت جنبه هاي مختلف سيستم و آگاهي از چگونگي عملکرد اجزاي تشکيل دهنده آن و بررسي نحوه و ميزان ارتباط بين اجزاي آن به منظور دستيابي به مبناي جهت طرح و اجراي يک سيستم مناسبتر است.

تجزيه و تحليل سيستم به ما کمک مي کند تا موقيعت فعلي سازمان را به خوبي درک کنيم, از جريان کار مطلق شويم و آن را مورد ارزيابي قرار دهيم و براي رفع نارسائيها و مشکلات, بهترين راه حل را انتخاب و توصيه کنيم.

روشprocedure

روشprocedure عبارت است از يک رشته عمليات و مراحلي که براي اجراي کل يا قسمتي از يک سيستم انجام ميشود.

شيوهMetod

شيوهMetod  عبارت است از تشريح جزئيات و نحوه انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غياب کارکنان و يا استفاده از کامپيوتر براي تنظيم ليست حقوق کارکنان .

ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم

يکي از مهمترين وظايفي که براي مديران برشمرده اند وظيفه ايجاد تغيير است . مديران موظفند در عين حال که تعادل سازمان خود را حفظ مي کنند , همگام با آخرين تغييرات و تحولاتي که در جهان رخ مي دهد , تغييرات لازم را در سازمان خود بهره گيرند .

 

مديران بايد خود از عوامل ايجاد تغيير باشند و اين اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذيرفتن افکار و روشهاي نو به موفقيت سازمان متبوعشان کمک ميکند.

 

    با کمک تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها شيوه هاي انجام کار, مي توان اولا: بررسي دوباره اي از هدفهاي سازماني به عمل آورد, ثانيا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد ثالثا: به کمبودها, نقايص و مشکلات پي برد, رابعا: با استفاده از روشهاي علمي, راهها و شيوه هاي بهتري را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد .

 

نياز به تجزيه و تحليل شديداً احساس مي شود و مديريت بايستي با توجه به اوضاع و احوال سازماني و امکانات در دسترس از خدمات متخصصين تجزيه و تحليل (داخلي يا خارجي) استفاده مناسب را به عمل بياورد.

وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستمها

   چنانچه واحد تجزيه و تحليل سيستم ها در داخل سازمان به وجود آيد, به عنوان واحد ستادي عمل ميکند و مديران را در اجراي وظيفه ايجاد تغيير مدد ميرساند.

اهم  وظايف واحد تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها

ü        بررسي تجزيه و تحليل ترکيب و سازمان به منظور ايجاد تشکيلات مناسب با احتياجات سازمان .

ü        استقرار مناسبترين سيستم ها روشها و شيوه هاي انجام کار در سازمان .

ü        تهيه اطلاعات دقيق و به هنگام براي مديران و مقامات مسوول.

ü        تدوين دستورالعملهاي کتبي و مدون به توصيه مقامات مسوول سازمان .

ü        بررسي و تجريه و تحليل نمودار جريان کار , به منظور جلوگيري از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار.

ü        اندازه گيري کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ايجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتريان و ارباب رجوع .

ü        بررسي  و تجزيه و تحليل سيستم بايگاني و مديريت امور اسناد.

فوايد تجزيه و تحليل سيستم ها

ü        تجزيه و تحليل سيستمها اقدامي مناسب جهت بررسي مسائل  و مشکلات سازماني.

ü        بهره وري يک سازمان را معمولا از دو طريق مي توان افزايش داد: اول با تشويق افراد به کار کردن با سرعت بيشتر, دوم با ساده کردن و بهبود بخشيدن به روشهاي کار .

ü        تجزيه و تحليل سيستمها را مي توان اقدامي در جهت مددرساني به مديران و مقامات مسئول در امر سياست گذاري و تصميم گيري دانست .

ü        طراحي ساختار مناسب سازماني .

ü        جلوگيري از دوباره کاري .

ü        کاهش ضايعات .

ü        به دست آوردن اطلاعات دقيق و به موقع .

تحليل کننده سيستم کيست ؟

    تحليل کننده يا آناليست , فردي است علاقه مند به کار تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها و متخصص در اين زمينه که با استفاده از آموخته هاي علمي و تجارب علميش , صلاحيت لازم جهت انجام دادن بررسيهاي جامع و همه جانبه در امر تجزيه و تحليل را واجد است .

از آناليست انتظار مي رود:

اولا: نحوه کار سيستم را بررسي مي کند.

ثانيا: نتايج بررسيهايش را مورد تجزيه و تحليل دقيق قرار ميدهد.

ثالثا: سيستمي را طرح ريزي ميکند که داراي کارآيي بيشتري باشد.

رابعا: براي اجرا و استقرار سيستم جديد؛ همکاري مي کند و توصيه هاي لازم را ارائه مي دهد.

برخي از ويژگيهاي آناليست از اين قرار است :

1-آناليست بايد به کار تجزيه و تحليل معتقد و علاقه مند باشد .

2-آناليست بايد داراي ذهني پرسشگر باشد .

3- آناليست موظف است اجزاي سيستم را در ارتباط با يکديگر ببيند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد ( يعني به صورت يک کل متشکل و هماهنگ)

4-آناليست بايد متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انساني و ريزه کاريهاي رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد .

5- آناليست بايستي با بررسي کافي و برخورد سيستمي , علتها را از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشکل , نسبت به شناخت علل اصلي به وجود آورنده مشکل , اقدام کند و راه حلهاي منطقي و عقلايي , جهت بر طرف کردن علل واقعي ارائه دهد .

6- آناليست بايستي واقعيات را همان گونه که هستند, بييند و بکوشد حالت بي طرفي خود را حفظ کند و از دخالت دادن اغراض و نظرات شخصي خويش در کار تجزيه و تحليل اجتناب کند .

7- آناليست بايد به ابعاد اخلاقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه داشته باشد .

8- آناليست بايد صبور باشد .

 

فصل سوم

 

مراحل تجزيه و تحليل سيستمها

مراحل تجزيه و تحليل سيستمها

ü        توضيح و توجيه مشکل

ü        ايجاد فرضيه هايي درباره مشکل و علل ايجاد آن

ü        انتخاب فرضيه اهم

ü        جمع آوري اطلاعات درباره فرضيه اهم

ü        طبقه بندي اطلاعات مکتسبه

ü        تجزيه و تحليل اطلاعات

ü        اخذ نتيجه

 مرحله اول : شناخت مشکل و تبيين آن

اولين مرحله تجزيه و تحليل سيستم عبارت است از تشخيص مشکل يا مشکلات که ممکن است از جانب مديران و مقامات مسئول سازماني صورت گيرد يا کارکنان در حين اجراي عمليات با مشکلي برخورد کنند يا آناليست شخصا متوجه مسائل و مشکلات شود و اصولا درباره وضع موجود و روشهاي جاري کار, شک کند .

مرحله دوم : ايجاد فرضيه

پس از شناخت و تبيين مشکل اصلي , بايستي درباره عواملي که سبب بروز آن مشکل شده اند , فرضيه هايي ايجاد کرد و از ميان فرضيه ها , مهمترين و محتملترين آنها, يعني, فرضيه اهم را به منزله عاملي که بيشتر گمان مي رود, سبب بروز مشکل شده اند, برگزيد.

مرحله سوم : جمع آوري اطلاعات

مرحله جمع آوري اطلاعات از مراحل مهم تجزيه و تحليل سيستم است, هر چه صحت و دقت اطلاعات, بيشتر باشد, احتمال شناخت واقعيت و دستيابي به راه حل مناسب براي مشکل بيشتر خواهد شد.

 

براي جمع آوري اطلاعات, روشهاي متعددي وجود دارد که با توجه به نوع سازمان, ماهيت مشکل و ويژگيهاي موقعيت, بايستي يک يا چند روش را براي کسب اطلاعات برگزيد. برخي از روشهاي گردآوري اطلاعات عبارتند از: استفاده از کتابخانه, کسب اطلاع از اسناد, مدارک, بايگاني ها و آرشيوها, مراجعه به جداول و نمودارهاي سازماني, مشاهده, تهيه و تنظيم پرسشنامه  و انجام دادن مصاحبه.

 

روشهاي جمع آوري اطلاعات:

ü        کتابخانه

ü        استفاده از اسناد و مدارک و بايگانيها

ü        جداول و نمودارهاي سازماني

ü        مشاهده

ü        پرسشنامه

ü        مصاحبه

لزوم به کارگيري ترکيبي از روشها

هيچ يک از روشهايي که توضيح داده شد جامع و کامل نيست. هريک از آنها دستيابي به بخشي از اطلاعات را براي آناليست ميسر مي سازد.

مرحله چهارم: طبقه بندي اطلاعات

در اين مرحله اطلاعات بر حسب رابطه اي که با يکديگر دارند و نيز بر مبناي اهميتي که دارند, طبقه بندي عبارت است از مرتب کردن اطلاعات در گروههاي مختلف, بر طبق يک روش منطقي و عقلايي که از پيش تعيين شده است.

مرحله پنجم : تجزيه و تحليل اطلاعات

در اين مرحله, آناليست اطلاعاتي را که از ميان انبوه اطلاعات, پالايش شده و طبقه بندي و تنظيم      گرديده اند, تجزيه و تحليل قرار مي دهد و مي کوشد تا ارتباط بين آنها را  با يکديگر و با ساير عوامل کشف کند .

در مرحله تجزيه و تحليل اطلاعات, سوالات مختلفي قابل طرح هستند:

ü        چه فعاليتي انجام مي شود ؟

ü        چرا آن فعاليت انجام مي گردد؟

ü        چه کسي آن فعاليت چگونه انجام مي شود ؟

ü        آن فعاليت چگونه انجام مي شود ؟

ü        آن فعاليت در کجا انجام مي شود؟

ü        آن فعاليت در چه زماني انجام مي شود؟

همچنين در مورد وسيله اي که براي يک کار خاص, مورد استفاده است, سوالات زير را مي توان پرسيد؟

ü        چه دستگاهي براي انجام اين کار مناسب است ؟

ü        چرا اين دستگاه انتخاب شده است ؟

ü        چه کسي (کساني ) از اين دستگاه استفاده مي کنند ؟

ü        از اين دستگاه در کجا و در کدام مرحله استفاده ميشود؟

ü        چه موقع از اين دستگاه استفاده مي شود ؟

ü        نحوه استفاده از دستگاه چگونه است ؟

پس از طرح سولات اساسي , آناليست سوالات ديگري را با توجه به نوع و ماهيت موضوع, مطرح مي کند. نمونه هاي از اين دسته سولات عبارتند از :

ü        آيا اين کار در تحقق هدف سازمان نقش موثري دارد ؟

ü        آيا فردي که اين کار را انجام مي دهد ,صلاحيت کافي براي انجام دادن آن را دارد ؟

ü        وظايف و مسوليت هاي مربوط به اين کار کدامند ؟

ü        آيا رويه هاي مدون و دستورالعملهاي واضحي در مورد روش کار موجود است؟

ü        بين اين کار و ساير کارها  چه ارتباط رسمي و غير رسمي بر قرار است ؟

ü        آيا بين اين کار و ساير کارها تداخل و دوباره کاري وجود دارد ؟

 

ü        تاثير اين کار بر ساير فعاليت هاي سازمان, به چه ميزان است؟

ü        آيا روش بهتري براي انجام اين کار وجود دارد ؟

ü        آيا مي توان اين کار را با کار ديگري ترکيب کرد ؟

ü        کمبودهاي مهارتي و آموزشي شاغل اين کار چيست ؟

ü        آيا نتيجه اين کار با نتايج کار واحد يا واحدهاي ديگر تناقض دارد؟

ü        آيا جريان کار , تاخير و کندي وجود دارد ؟ چنانچه پاسخ مثبت است, منشاء کند کاري و تاخير در کجاست ؟

 

ü        چه مشکلاتي در کار وجود دارد ؟

ü        آيا منابع مورد نياز, به موقع دراختيار استفاده کننده قرار ميگيرد ؟

ü        آيا بار کاري به طور عادلانه اي بين اعضاي سازمان توزيع شده است؟

ü        آيا کار به طريق علمي و صحيح انجام  مي شود؟

ü        آيا کيفيت کالا يا خدمت توليد شده در سطح مطلوبي است؟

ü         به طور کلي ميزان اثر بخشي و ثمر بخشي کار, چقدر است؟

از روشهاي معرفي که در تجزيه و تحليل روابط علي مورد استفاده قرار ميگيرد, طرق اثبات منطقي است که توسط جان استورات ميل ارائه شده است. در طرق اثبات منطقي سه قانون وجود دارد:

الف – قانون توافق مثبت

ب -  قانون توافق منفي

ج -  متد ترکيبي يا تغييرات ملازم

الف – قانون توافق مثبت

هرگاه در دو يا چند مورد, يک عامل مشترک وجود داشته باشد و به دنبال آن عامل مشترک, يک پديدار مشترک نيز به چشم بخورد. مي توان گفت که آن پديدار, معلول آن عامل مشترک اسـت .        

       براي مثال :

 

    براي مثال هرگاه در چند سازمان با افزايش مزد, روحيه کارکنان تقويت شود, مي توان نتيجه گرفت که تقويت روحيه ناشي از افزايش مزد  بوده است .

ب- قانون توافق منفي

هر گاه در دو يا چند مورد, فقدان عاملي, عدم وجود پديداري را به دنبال داشته باشد, مي توان گفت که آن پديدار , معلول آن عامل است .

مثال :

 

مثلا در چند کارخانه که از پاداش اضافه توليد خبري نباشد و در مقابل, اضافه توليد نيز صورت نگيرد, ميتوان گفت  که عدم توليد اضافه بر استاندارد, ناشي از فقدان پاداش در ازاي افزايش توليد است .

ج- متد ترکيبي يا تغييرات ملازم

اين متد,  ترکيبي از دو قانون توافق مثبت و توافق منفي است. در متد ترکيبي, چنانچه به دو يا چند مورد برخورد کنيم که در يک دسته از آنها فقط يک عامل مشترک به چشم بخورد و هر جا که اين عامل مشترک ديده شود, پديدار خاصي نيز موجود باشد و در دسته ديگر, نبودن آن عامل مشترک, نبودن همان پديدار را باعث شود, آن وقت با قاطعيت بيشتري ميتوان گفت که A   علت a    است .

مثال:

انواع همبستگي بين متغيرها

ü        همبستگي خطي و مستقيم

ü        همبستگي خطي و معکوس

ü        همبستگي غير خطي و منحني شکل

مرحله ششم : نتيجه گيري و ارائه راه حل

در اين مرحله, آناليست به تعبير و تفسير يافته هاي خويش مي پردازد. چنانچه فرضيه هاي اوليه او تائيد شدند, وي موفق به کشف علت مشکل شده است و در اين مرحله براي رفع آنها چاره انديشي مي کند و راه حل ارائه مي دهد.

نحوه ارائه راه حل :

ü        همخواني با برنامه هاي سازمان 

ü        ارائه چند راه حل به جاي يک راه حل 

ü        مطابقت با قوانين و مقررات

ü        قابليت اعمال

ü        تناسب بين هزيه اجزا و منافع حاصل از اجراي طرح

ü        سهولت اجرا

مرحله هفتم : تهيه و تنظيم گزارش

آناليست بايد اقداماتي را که تا اين مرحله انجام داده است, در گزارشي منظم, تدوين کند و در دسترس مديران و مقامات مربوطه قرار دهد .

مرحله هشتم : اجرا

اجراي پيشنهادات آناليست, منوط به داشتن برنامه مناسب اجرايي است. در اين مرحله, آناليست بايستي طي برنامه اي, پيش بينيهاي لازم را جهت اجراي پيشنهادات مصوب و پياده کردن طرحهاي جديد و ايجاد تغيير در نظام قديم انجام دهد .

مرحله نهم : آزمايش طرح جديد

براي کسب اطمينان از نتايج طرح, توصيه مي شود که ابتدا, طرح جديد به طور آزمايشي در يک قمرو محدود به مورد اجرا گذارده شود تا مشکلات و محدوديتهاي آن, ضمن عمل مشخص شود, اصلاحات و جرح و تعديلها لازم در آن اعمال گردد و آمادگي کافي را جهت پياده شدن در قلمرو اصلي به دست آورد .

مرحله دهم : استقرار طرح جديد

چنانچه نتايج حاصل از اجراي آزمايشي طرح, مثبت باشد و مديران و مقامات مسئول, ادامه اجراي طرح را مورد تصويب قرار دهند, طرح جديد در عمل پياده مي شود.

روشهاي متداول استقرار طرح عبارتند از:

الف- روش موازي يا همزمان (35)

ب- روش تدريجي يا مرحله اي (36)

ج- روش يکباره (38)

د- روش اجراي آزمايشي (39)

 

مرحله يازدهم : ارزيابي عملکرد

پس از اين که سيستم قديم به سيستم جديد تبديل شد, آناليست موظف است بررسي دوباره اي از سيستم به عمل آورد و عملکرد را ارزيابي کند .

سوالاتي که در مرحله ارزيابي عملکرد قابل طرح هستند عبارتند از:

ü        آيا سيستم به نتايجي که از قبل پيش بيني شده اند رسيده است؟

ü        چه نتايج پيش بيني نشده اي در اثر اجراي سيستم جديد حادث شده اند؟

ü        آيا ميزان بهره وري افزايش يافته است؟

ü        کارکنان, مديران, مشتريان و ساير کساني که به نحوي با سيستم در ارتباط هستند چه نظري درباره آن دارند؟

 

 

ü        آيا پياده کردن سيستم در عمل طبق برنامه زمان بندي شده صورت گرفته است؟

ü        آيا انجام کار با سيستم جديد با دشواريهايي مواجه شده است؟

ü        آيا هزينه هاي پيش بيني شده جهت استقرار سيستم جديد, کمتر, برابر و يا بيشتر از هزينه هاي واقعي بوده است؟

 

فصل چهارم

اصول و مفاهيم کلي سازماندهي

سازمان عبارت است از :

سيستمي متشکل از اجزاي به هم پيوسته و مبتني بر نظم و انضباط که در جهت رسيدن به هدفهاي خاصي فعاليت مي کند .

سازماندهي عبارت است از :

فراهم آوردن امکانات و وسايل مورد نياز براي رسيدن به هدفهاي سازمان مي باشد .

 

يکي از صاحبنظران رشته مديريت به نام هنري مينتزبرگ معتقد است که هر سازمان داراي پنج سطح يا بخش اساسي است که عبارتند از :

مباني سازماندهي 

سازمان بر مبناي تعداد :

در اين نوع سازماندهي , گروه بندي و تقسيم وظايف بر مبناي «تعداد» صورت مي گيرد و شامل تقسيم بندي افراد به طور اتفاقي و به دسته هاي مساوي و مامور کردن هر دسته براي انجام دادن يک قسمت از وظايف سازماني است .

سازمان بر مبناي وظيفه (هدف):

 در اين نوع سازماندهي , واحدها بر حسب وظيفه و کاري که قرار است انجام دهند تقسيم بندي مي شوند .

سازمان بر مبناي نوع عمليات (تخصص) :

در اين روش, مبناي تقسيم کار عبارت است از: نوع فعاليت, تخصص و آگاهيهاي يکسان به اين ترتيب, حرفه و تخصص افرادي که کار را انجام مي دهند, ملاک تقسيم بندي واحدهاي سازماني خواهد بود, مثل سازمان نظام پزشکي يا ستاد خدمات کامپيوتري

سازمان بر مبناي مشتري (ارباب رجوع)

در اين روش , به دريافت کنندگان خدمات سازمان , توجه  مي شود و سازماندهي بر اساس گروههاي مختلف مشتريان و ارباب رجوع صورت مي گيرد .

سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي ( محل جغرافيايي):

در اين نوع سازماندهي, محل و مکان عمليات, ملاک قرار مي گيرد و کليه فعاليت هايي که در يک منطقه صورت ميگيرند, تحت نظارت يک واحد متشکل مي شوند.

سازمان بر مبناي محصول ( نوع توليد ) :

در اين روش , مبناي گروه بندي وظايف و تقسيم کارها , نوع کالا يا محصولي است که قرار است توليد شود.

سازمان بر مبناي پروژه :

 در سازمانهايي که اين امکان وجود داشته باشد تا هدف و ماموريت آنها را در قالب پروژه ها و برنامه هاي تقريبا مستقلي اجرا کرد, مي توان به تعداد پروژه هاي موجود در سازمان, واحد هاي مستقلي را به وجود آورد و به اين ترتيب, سازماندهي را بر اساس پروژه هاي موجود, انجام داد .

سازمان ماتريسي :

 سازمان ماتريسي, تلفيقي از سازمان بر مبناي وظيفه و سازمان بر مبناي پروژه است. به اين ترتيب که جريان اختيار در واحدهاي تخصصي به صورت عمودي و در واحدهاي اجرايي, به صورت افقي است و از تلاقي اين دو محور, يک ماتريس به وجود مي آيد.

سازمان با ساخت آزاد يا ادوهکراسي :

 اين نوع سازماندهي, ساختن موقت, في البداهه و استعجالي دارد و براي رسيدن به هدف معيني, بدون طرح و نقشه قبلي به وجود مي آيد. اين ساخت شباهت زيادي به سازمان ماتريسي دارد که از نيروهاي اطلاعاتي و تخصصي, بنا به مقتضاي موارد مطرح شده, مناسبترين استفاده هاي تخصصي و عملياتي را به وجود مي آورد.

سازمان يا گروه هاي متداخل يا سازمان حلقوي :

 اين ساخت , در قالب گروههايي که به وسيله اعضاي مشترک , با هم در ارتباط مي باشند , شکل مي گيرد . يک فرد در گروهي به عنوان مدير , در گروه ديگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور ميتواند انجام وظيفه کند . به اين ترتيب روابط گروهي , در اين ساختار , مورد تاکيد قرار مي گيرد .

ساخت سازماني مدولار ( ماجولار )

 در اين نوع سازماندهي , سازمان از واحدهاي مختلفي تشکيل مي شود که هر واحد با ضوابط اجرايي مشخص و ماموريتي که خود , مينياتوري از ماموريت کل سازمان است , به طور مستقل , غير متمرکز و خودکفا به فعاليت ادامه مي دهد . در اين نوع ساختار , هر يک از واحدها به عنوان يک مدل (واحد خود کفا), برمبناي معيارها و ضوابط اجرايي معين , عمل ميکند .

ساختهاي ترکيبي 

 هر يک از روشهاي سازماندهي داراي محاسن و محدوديتهايي هستند که بايستي با در نظر گرفتن ويژگيهاي زماني و مکاني و مقتضيات موقعيتي و شرايط حاکم , آن را برگزيدند که بيشترين سود و کمترين زيان را عايد سازد .

سازمان بر مبناي تعداد

سازمان بر مبناي هدف و وظيفه

سازمان بر مبناي تخصص

سازمان بر مبناي مشتري

سازمان بر مبناي قلمرو عملياتي

سازمان بر مبناي پروژه

سازمان بر مبناي ماتريس

سازمان با گروه هاي متداخل يا سازمان حلقوي

فصل پنجم 

فنون تجزيه و تحليل سيستمها

متداولترين فنون و تکنيکهايي که آناليست را در زمينه بهبود وضع فعلي و پيشنهاد وضع آتي ياري مي دهند عبارتند از:

ü        بررسي تقسيم کار

ü        بررسي جريان کار

ü        بررسي جا و مکان

ü        کنترل فرمها

ü        کنترل اسناد و سيستمهاي بايگاني

ü        اندازه گيري کار

ü        برنامه ريزي شبکه اي ( پرت , سي پي ام , پي دي ام )

تعريف جدول تقسيم کار

تعريف : جدول تقسيم کار جدولي است که نشان مي دهد کارکنان سازمان در يک مدت معين, چه کارهايي را انجام مي دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن اين کارها مي کنند .

مزاياي تهيه جدول تقسيم کار

ü        کسب آگاهي از بار واقعي کار و نحوه توزيع آن در عمل

ü        شناخت محلهاي تراکم کار از يک طرف و تراکم نيروي انساني از طرف ديگر

ü        آگاهي از تکرارها و تداخلهاي وظيفه اي

ü        آگاهي از نحوه اختصاص وقت به هر يک از وظايف و فعاليتها

ü        آگاهي از نحوه تطبيق نوع و ماهيت وظيفه با تخصص کارکنان

ü        کسب اطلاع از اوقات اضافي کارکنان

ü        آگاهي از تعداد واقعي نيروي انساني مورد نياز

ü        ارزشيابي کار کارکنان

ü        به دست آوردن مبنايي جهت تعيين حقوق و دستمزد کارکنان

مراحل تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار

ü        انتخاب واحد بررسي

ü        تهيه ليست وظايف کارکنان

ü        تهيه ليست فعاليت هاي واحد

ü        تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

ü        تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار در وضع موجود و کشف نقايص وايرادات آن

ü        تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

مرحله اول – انتخاب واحد بررسي

آناليست در شروع کار بايستي کل سازمان را به واحدهاي کوچک تقسيم کند و جدول تقسيم کار را براي هر يک از واحدها به طور جداگانه تنظيم نمايد .

مرحله _ تهيه ليست وظايف کارکنان

ليست وظايف کارکنان عبارت است از ليستي که نشان ميدهد هر يک از کارکنان يک واحد سازماني در يک مدت معين چه وظايف و عملياتي را انجام مي دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها مي کند .

مرحله سوم _ تهيه ليست فعاليت هاي واحد

ليست فعاليت ها عبارت است از: صورتي از کليه فعاليتهايي که در يک واحد سازماني انجام مي شود. اين ليست مجوعه فعاليتهايي اساسي و عمده اي که کارکنان آن واحد سازمان انجام مي دهند , درج مي گردد.

مرحله چهارم _ تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

در اين مرحله , آناليست با استفاده از اطلاعاتي که در دو مرحله قبلي فراهم آورده است , به تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار مي پردازد .

مرحله پنجم _ تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار

نمونه اي از سولات قابل طرح در مرحله تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار از اين قرارند:

ü        آيا کليه فعاليت هايي که در اين واحد انجام مي شود, به اين واحد تعلق دارد؟

ü        کدام يک از فعاليتها, بيشترين وقت واحد را ميگيرند و آيا لازم است که اين مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟

ü        چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهاي غير ضروري مي شود؟ منظور از کار غير ضروري, کاري است که انجام آن در تامين هدف سازمان اثري ندارد.

ü        آيا  از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل مي آيد ؟

ü        آيا کار به طور مساوي بين افراد تقسيم شده است ؟

ü        آيا وظايفي که به کارکنان ارجاع مي شود , تا حدود زيادي با يکديگر بي ارتباط هستند ؟

ü        آيا تخصصها خيلي محدود و وظايف , بيش از اندازه به اجزا تقسيم شده اند .

ü        آيا در تقسيم وظايف, به روحيه, علاقه, نگرش و ويژگيهاي شخصي شاغلين توجه شده است؟

ü        آيا در تعيين افرادي که با يکديگر در ارتباط مستقيم کاري هستند , به وجود علايق مشترک و تشابه شخصيتي ميان آنها توجه شده است ؟

ü        آيا در انجام وظايف تکرار و تداخل وجود دارد ؟

مرحله ششم _ تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

وقتي آناليست سوالات مربوط به جدول تقسيم کار در وضع موجود را مطرح کرد و پاسخهاي مناسب را در يافت, متوجه ميشود که در مورد وظايف بعضي از افراد, ايجاد تغييراتي, ضرورت دارد .

فصل ششم

بررسي جريان کار

تعريف نمودار جريان کار

نمودار جريان کار عبارت است از تصويري از مراحل مختلفي که براي انجام يک کار , از ابتدا تا انتها , طي ميشود .

استفاده از علايم در نمودارهاي جريان کار :

عمل يا اقدام

بازرسي و کنترل

تصميم گيري

بايگاني , انبار و نگهداري

 تاخير يا انتظار غير موجه

حرکت يا ارسال (جابجايي)

هر گاه دو کار به طور همزمان انجام شوند , از علايم ترکيبي استفاده ميشود . اين علايم عبارتند از :

 الف – عمل و حرکت

اين علامت انجام معرف انجام عملي در حين حرکت است , مثل رنگ آميري جسمي در حين جابجايي

  ب- عمل و کنترل

انواع نمودار جريان کار

نموار جريان کار دو نوع است :

الف – نمودار عمودي يا يک ستونه

ب- نمودار افقي يا چند ستونه

الف – نمودار عمودي يا يک ستونه

نمودار عمودي در مواردي به کار مي آيد که کليه مراحل يک کار در يک قسمت يا يک واحد انجام شود, با کمک اين نمودار آناليست مي تواند به ارتباطهاي کاري موجود در يک واحد پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهاي وظيفه اي و عملياتي آگاه شود.

نمودار افقي يا چند ستونه

نمودار افقي در مواردي به کار مي آيد که مراحل يک کار در چند قسمت يا چند واحد انجام شود . اين نمودار به آناليست کمک مي کند که به نحوه ارتباطهاي بين واحدهاي مختلف پي ببرد و از تکرار ها و تداخلهايي که در آن واحدها رخ مي دهد , آگاهي پيدا کند

مراحل بررسي نمودار جريان کار


 براي بررسي نمودار جريان کار لازم است مراحل زير طي شود

مرحله اول : تعيين کار مورد نظر

در آغاز کار , آناليست بايستي کاري را که ميخواهد مورد بررسي قرار دهد , تعيين کند و نقطه آغاز و پايان آن را دقيقا مشخص سازد .

مرحله دوم: تعيين مراحل کار

وقتي عنوان کار مشخص شد بايستي از کلي مراحل انجام کار ليستي تهيه شود. در اين مرحله آناليست بايد دقت کند که صرفا جريان کار مورد نظر را تعقيب کند و از آن منحرف نشود

مرحله سوم : ترسيم نمودارجريان کار در وضع موجود

با استفاده از اطلاعاتي که در مرحله دوم کسب شده است, نمودار جريان کار براي وضع موجود, ترسيم مي شود.

مرحله چهارم : تجزيه و تحليل نمودار

وقتي نمودار جريان کار در وضع موجود آماده شد, آنالسيت بايستي با ديد انتقادي به آن بنگرد و سوالات ششگانه اساسي تجزيه و تحليل را درباره هر يک از مراحل مطرح کند و با يافتن پاسخ مناسب براي آنها به تغيير و اصلاح وضع موجود بپردازد .

مرحله پنجم _ تنظيم نمودار پيشنهادي

در اين مرحله آناليست با توجه به اطلاعاتي که به دست آورده است , تغييرات و اصلاحاتي را که لازم مي داند در نمودار وضع موجود ايجاد مي کند و نمودار وضع پيشنهادي را تنظيم مي نمايد  .

فصل هفتم

بررسي و کنترل فرمها

تعريف فرم

فرم يکي از ابزار برقراري ارتباط است که براي دريافت اطلاعات خاصي به صورت مکتوب تهيه و تنظيم ميشود .

انواع فرم

فرمها را مي توان بر حسب قلمرو استفاده از آنها و همچنين بر مبناي کار و وظيفه اي که انجام مي دهند طبقه بندي کرد :

الف – طبقه بندي بر حسب قلمرو استفاده

فرمهاي داخلي که در بخش کوچکي از سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند , مثل فرم کار آموزي که در واحد آموزش , به کار مي رود .

فرمهاي استاندارد که در کليه بخشهاي سازماني مورد استفاده اند  , مثل برگ مرخصي و يا ليست حقوق .

 

ب- طبقه بندي بر حسب کار و وظيفه فرم

1-فرمهاي پرسنلي , مثل حکم استخدام

2- فرمهاي مالي , مثل دفتر روزنامه

3- فرمهاي آموزشي , مثل کارنامه دانشجو

4- فرمهاي تدارکي , مثل فرم خريد

5- فرمهاي تعميراتي و نگهداري وسايل ساختمان , مثل برگ بازديد از وسايل موتوري و شناسنامه وسايل ساختمان .

6- فرمهاي متفرقه .

مراحل بررسي و کنترل فرم


براي بررسي فرمهاي سازماني و ايجاد بهبودي در آنها , طي مراحل زير ضروري است:

مرحله اول _ بررسي فرمهاي موجود

در اين مرحله آناليست , نمونه اي از فرمهاي موجود سازماني را جمع آوري مي کند .

مرحله دوم _ تجزيه و تحليل فرمهاي موجود

در اين مرحله , آناليست , با تجزيه و تحليل اطلاعات موجود به بررسي نقايص , کاستيها , و ايرادات و نارسيهاي فرمهاي موجود مي پردازد .

مرحله سوم _ تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز

در اين مرحله آناليست با استفاده از اطلاعاتي که از مراحل پيشين به دست آورده است , براي تهيه هر يک از فرمهايي که وجودشان را براي سازمان ضروري تشخيص دهد , قدمهاي زير را بر مي دارد :

1-تعيين هدف فرم

آناليست در ابتدا , بايستي به روشني مشخص کند که منظور از تهيه فرم چيست و مديريت با استفاده از فرم, قصد دارد به چه نتايجي دست يابد .

2- تعيين عنوان فرم

فرم به وسيله عنوان شناخته مي شود , بنابراين آناليست بايد در تعيين عنوان فرم , دقت کافي کند , به نحوي که در عين سادگي گوياي محتواي فرم باشد

3- تعيين شماره يا کد فرم

معمولا براي فرمها , شماره اي در نظر گرفته مي شود که اين شماره , يکي از مشخصه هاي فرم است براي شماره گذاري فرمها مي توان از اعداد , حروف و يا از ترکيبي از آنها استقاده کرد .

4- نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده کنندگان فرم

 آناليست بايستي اطلاعات کافي را درباره واحدهايي که از فرم استفاده مي کنند , کسب کند و فرم را با توجه به نياز واحدها و توان تکميل کنندگان تنظيم نمايد .

5- تعيين اطلاعاتي که بايد در فرم درج شوند

لازم است که فرم فقط مشتمل بر اطلاعاتي باشد که به آنها احتياج است . هر موردي که در فرم گنجانده ميشود, بايستي حتما مورد استفاده قرار گيرد . در غير اين صورت , موجب پيچيدگي فرم و اتلاف وقت و هزينه خواهد شد .

6- تهيه طرح فرم

حال آناليست , مي تواند به طرح ريزي فرم بپردازد و از ابتکار و خلاقيت خود و همچنين از شناختي که به دست آورده است , مدد بگيرد و براي فرم مورد نظر, طرحي در اندازد که در عين شکيل بودن , پاسخگوي نياز واحد نيز باشد .

7- استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه

با توزيع فرم در يک واحد کوچک , قبل از اينکه فرم در سطح گسترده اي توزيع شود و صرف هزينه زيادي را سبب گردد , مي توان به اشکالات و نقايص احتمالي فرم پي برد و به اين ترتيب  از عکس العمل ها و بازخوري که تکميل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان مي دهند , استفاده کرد .

8- جرح و تعديل فرم , با استفاده موثر از باز خور

 در اين مرحله آناليست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذينفع و اشکالات واقعي, تغييرات و اصلاحات مورد نياز را در فرم ايجاد مي کند .

9- تهيه فرم نهايي

پس از انجام تغييرات لازم, فرم نهايي تنظيم مي شود و به ضميمه برگ دستور چاپ فرم, براي مديريت ارسال ميگردد تا در صورت تاييد, براي چاپ آن اقدام شود.

فصل هشتم

بررسي جا و مکان کار

تعريف بررسي جا و مکان

بررسي جا و مکان عبارت است از : مطالعه چگونگي تخصيص مکان و فضاي در دسترس , به نيروي انساني از يک طرف و وسايل و تجهيزات کاري از طرف ديگر.

هدف از بررسي

هدف از بررسي جا و مکان کار , استفاده موثر از امکانات فيزيکي موجود به نحوي است که مقاصد زير را تامين کند :

ü        تامين رضايت نيروي انساني و توجه به رفاه و راحتي افراد در محيط کار

ü        تسهيل سر پرستي و نظارت بر کار کارکنان .

ü        برقراري جريان و گردش کار به طور موثر و کار آمد .

ü        ايجاد تسريع در ارائه خدمات و کالاها به ارباب رجوع و گذراندن تاثير رواني مساعد بر آنان .

ü        ايجاد قابليت انعطاف در مورد تغييرات و تحولات آينده سازمان .

ü        صرفه جويي .

اصول و معيارهاي بررسي و تخصيص جا و مکان:

ü        در طرح ريزي جا و مکان بايستي مراقب شود که هيچ بخشي از مکان و فضاي در دسترس , هدر نرود و مناسبترين استفاده از آن به عمل آيد .

ü        واحدها و افرادي که وظايفشان از نظر ماهيت , با يکديگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضاي شغل با يکديگر در تماس مکرر و مدارم هستند , بايستي نزديک هم قرار داده شوند .

ü        گردش کار تا آنجا که ممکن است , از يک محل شروع و به محل ديگر ختم شود.

ü        در تخصيص جا و مکان کار , براي هر يک از کارکنان بايستي تا حد امکان, ماهيت و مقتضاي شغل نوع وظايف و عمليات و نيز ويژگيهاي شخصيتي شاغل , در نظر گرفته شود .

ü        وسايل و تجهيزات کاري , بايستي در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگيرد و انبار ابزارها و وسايل در محلي باشد که هنگام تحويل و تحول مواد, وقت کارکنان هدر نرود .

 

ü        محل استقرار واحدها و افرادي که بيشتر با ارباب رجوع سرو کار دارند , بايد نزديک در ورودي باشد تا اولا مراجعه به آنها راحت باشد و ثانيا از مزاحمت براي ساير واحدها کاسته شود .

ü        نحوه قرار گرفتن ميز کار و وسايل بايد به گونه اي باشد که تسهيل کننده سرپرستي و نظارت بر کارکنان باشد .

ü        واحدهاي پر سرو صدا بايستي دورتر از ساير واحدها قرار داده شوند و در صورت کمي جا , با استفاده تمهيدات خاص , از نفوذ سروصدا به خارج از اين واحدها , جلوگيري به عمل آيد .

ü        کليه افرادي که از نظر رتبه و مقام در يک سطح قرار دارند و شغلشان نيز مشابه است , تا جايي که امکان دارد , از وسايل يکسان استفاده کنند .

ü        براي استقرار وسايل سنگين  , از قبيل صندوقهاي رمز , ترمينالهاي کامپيوتري, قفسه هاي بايگاني, ماشين آلات و تجهيزات ثقيل, از نظر تحمل ميزان فشار ناشي از سنگيني و نيز سهولت استفاده , بايد بررسيهاي کافي به عمل آيد .

مراحل بررسي جا و مکان کار :

 مرحله اول : بررسي جا و مکان کار در وضع موجود

در اين مرحله , آناليست به بررسي نحوه تخصيص مکان و فضاي موجود سازماني مي پردازد و اطلاعات جامعي را از وضع موجود کسب ميکند و در نهايت , تصويري از آنچه که هست تهيه مي کند و براي نقد آماده مي سازد.

مرحله دوم : تجزيه و تحليل طرح جا و مکان کار

در مرحله تجزيه و تحليل , آناليست با کمک اطلاعاتي که درباره پستها و تشکيلات سازماني, اختيارات و مسئوليت ها و ارتباطات بين مشاغل, تعداد نيروي انساني موجود, خصوصيات وسايل و تجهيزات و ماشين آلات و طرز کار آنها, مسير کارها و فعاليتهاي عمده سازماني, نقشه فيزيکي سازمان, و بالاخره برنامه توسعه سازمان در آينده به دست آورده است و همچنين با در نظر داشتن اصول و نکاتي که بايد در طرح ريزي جا و مکان, رعايت شوند, به تجزيه و تحليل وضع موجود ميپردازد.

مرحله سوم : تهيه طرح پيشنهادي جا و مکان کار

در اين مرحله , آناليست با توجه به يافته هاي مراحل قبلي و در نظر داشتن ملاحظات انساني, ارزشي و فرهنگي , اقدام به تهيه طرح پيشنهادي براي تخصيص امکانات فيزيکي و مکاني سازمان ميکند .

فصل نهم

سيستمها و روشهاي بايگاني

اهميت بايگاني

کليه سياستها , خط مشيها , روشها و رويه ها , به طريقي در بايگاني انعکاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز , مورد استفاده قرار گيرند . در واقع بايگاني عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملکردهاي مربوط به گذشته, به منظور استفاده در حال و آينده .

بايگاني چيست ؟

بايگاني عبارت است از فن اداره , نظارت و حفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداري و مراجعه .

سند چيست ؟

بر اساس ماده 1284 قانون مدني ايران , سند عبارت است از هر نوشته اي که در مقام دعوي يا دفاع , قابل استناد باشد .

پرونده چيست ؟

پرونده عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارک مربوط به يک موضوع , شخص يا سازمان که به ترتيب خاصي در يک پوشه يا کلاسور نگهداري شده است .

آرشيو چيست ؟

آرشيو عبارت است از محل نگهداري دائمي اسناد و مدارک گرانبهاي که از نظر اداري , حقوقي , مالي, علمي , تاريخي , و فرهنگي ارزش نگهداري دائمي را دارند .

انواع سيستمهاي بايگاني :

بايگاني را با توجه به نوع و ماهيت کار و نحوه ارتباط بين واحدهاي مختلف سازمان , ميتوان به يکي از طرق زير تشکيل داد :

ü        سيستم متمرکز

ü        سيستم غير متمرکز

ü        سيستم نيمه متمرکز ( کنترل مرکزي )

اصول بايگاني :

ü        آسان بودن

ü        قابليت اجرا

ü        قابليت انعطاف

ü        دقت و سرعت

ü        افراد با صلاحيت

ü        نظم اصولي و منطقي

روشهاي تنظيم اسناد :

ü        روش الفبايي

ü        روش موضوعي

ü        روش شماره اي

ü        روش جغرافيايي

ü        روش تاريخي

ü        روش تلفيقي

بررسي سيستم بايگاني

براي بررسي سيستم بايگاني طي مراحل زير, ضروري است:

ü        مرحله اول : بررسي بايگاني در وضع موجود

ü        مرحله دوم : تجزيه و تحليل وضع موجود و تعيين نارسائيها و نقايص

ü        مرحله سوم  :اصلاح سيستم و ارائه وضع پيشنهادي

فصل دهم

بررسي تکنيکهاي کمي

روشهاي برنامه ريزي شبکه اي :

ü        روش ارزيابي و بازنگري برنامه ( پرت )

ü        روش مسير بحراني ( سي پي ام )

ü        روش ترسيم شبکه بر مبيناي فعاليت هاي مورد نياز قبلي يا روش ترسيمي پيش نيازها ( پي دي ام )

روش ارزيابي و بازنگري برنامه ( پرت)
 Program evaluation and review technique

روش ارزيابي و بازنگري برنامه (پرت), يکي از روشهاي برنامه ريزي و کنترل است که به مديران در امر تصميم گيري کمک مي کند. بر مبناي اين روش, ميزان تاخير و وقفه در کار به حد اقل مي رسد و با ايجاد هماهنگي در امور و کنترل دائمي کار, طبق برنامه زمانبندي شده, از امکانات در دسترس به منظور نيل به هدف, استفاده لازم به عمل مي آيد.

علائم مورد استفاده

در روش پرت از علائم زير استفاده ميشود:

رويداد يا واقعه

رويداد عبارت است از لحظه مشخصي از زمان که در آن عمل خاص انجام ميگيرد. بنابراين رويداد مستلزم طي زمان نيست و مي تواند شروع يا پايان يک کار فکري يا جسمي باشد .

 

براي نشان دادن رويداد از علامت دايره استفاده مي شود و براي هر رويدادي شماره اي نيز در نظر گرفته مي شود. شماره گذاري رويدادها از چپ به راست و از بالا به پايين صورت مي گيرد.

فعاليت

فعاليت کار و عمل خاصي است که براي انجام شدن هر قسمت از برنامه ضرورت دارد .

انجام فعاليت , مستلزم طي زمان است . بديهي است با طي زمان , بخشي از منابع سازمان  نيز مصرف مي شود .

 

براي نشان دادن فعاليت از علامت فلش يا پيكان استفاده مي شود.

فعاليت عاريه يا فعاليت زمان صفر

براي نشان دادن روال منطقي برنامه و ارتباط بين فعاليتها, از علامت فعاليت عاريه يا زمان صفر و يا بي اثر که مستلزم صرف منابع و طي زمان خاصي نيست و صرفا براي منعکس کردن توالي فعاليت ها به کار مي رود, استفاده ميشود .

 

براي مثال در شبكه زير براي اين كه فعاليت 4-3 انجام شود لازم است كه فعاليتهاي 2-1 و 3-1 به پايان برسند، مثلا ديوارهاي خارجي و ستونهاي داخلي يك سازمان را مي توان در يك زمان ساخت، ولي ساختن سقف به ساخته شدن ديوار بستگي دارد.

 

مراحل روش پرت

در روش پر ت, طي مراحل زير ضرورت دارد :

ü        تعيين هدف مورد نظر

ü        تهيه ليست فعاليتها

ü        تعيين رويداد هاي مربوط به شروع و پايان هر فعاليت

ü        شماره گذاري رويدادها

ü        ترسيم شبکه

ü        تحليل زماني شبکه

براي تنظيم شبکه پرت , آناليست سوالات زير را مورد هر رويداد مطرح مي کند :

الف – چه فعاليتها و رويدادهايي بايد قبل از اين رويداد انجام شود؟

ب- چه فعاليتها و رويدادهايي را نمي توان قبل از تکميل اين رويداد شروع کرد ؟

ج- چه فعاليتها و رويدادهايي را مي توان همزمان با اين رويداد انجام داد ؟

پس از اين که سوالات فوق , پاسخ داده شدند , آناليست مي توان با استفاده از اطلاعات به دست آمده , شبکه پرت را ترسيم کند.

 

 

 

تحليل زماني شبکه

در تحليل زماني شبکه , قدمهاي زير بايستي برداشته شوند :

ü        تخمين زمان هر فعاليت  (ta, tm, tb)

ü        تعيين زمان مورد انتظار براي هر فعاليت    (te)

ü        تعيين کمترين زمان مورد انتظار براي هر رويداد (TE)

ü        تعيين بيشترين زمان مجاز براي هر رويداد (TL)

ü        تعيين فرجه يا زمان آزاد (S)

ü        تعيين مسير بحراني (CP)

ü        تعيين واريانس و احتمال خاتمه پروژه طبق برنامه (a)

تخمين زمان هر فعاليت

براي تعيين زمان هر فعاليت, روال کار در برنامه ريزي شبکه اي پرت, به اين ترتيب است که براي هر يک از فعاليتها, سه زمان بر آورد مي شود و سپس با استفاده از فرمول خاصي, سه زمان برآورد شده به سمک زمان تبديل مي گردد. برآوردهاي زماني عبارتنداز : toيا ta

الف – برآورد خوش بينانه (کمترين زمان حداقل)

در اين مورد , آناليست سعي ميکند زمان انجام هر يک از فعاليتها را بدون در نظر گرفتن مشکلات و عوامل نامساعدي که ممکن است در آينده پيش آيد , تخمين بزند. البته احتمال اين که پيش بيني به واقعيت بپيوندد, خيلي زياد نخواهد بود. اين زمان را با حرف to يا ta      نشان مي دهند .

ب- بر آورد بدبينانه ( بيشترين زمان يا زمان حداکثر )

در اين مورد , آناليست ميکوشد وقوع عوامل نامساعد و نيز مشکلات و موانع را در پيش بيني خود دخالت دهد و حداکثر زماني را که فکر ميکند براي انجام فعاليت لازم است, برآورد کند. اين زمان را با حرف tp  يا    tb نشان مي دهند. تجربه نشان داده است که احتمال انجام کار زودتر از ta   و يا ديرتر از tb  خيلي پايين و حداکثر يک درصد است.

برآورد زمان محتمل ( با احتمال بيشتر )

در اين مورد آناليست با در نظر گرفتن شرايط عادي و با در نظر داشتن زماني براي وقايع غير قابل پيش بيني , نسبت به برآورد زمان محتمل , اقدام ميکند .

اين بر آورد , معرف زمان مورد نياز براي انجام فعاليت , به طور معمول است .

زمان محتمل زماني است که چنانچه فعاليت مورد نظر را در شرايط مشابه , تکرار کنيم , تقريبا به همان ميزان (زمان محتمل) وقت, صرف انجام فعاليت شود .

اين زمان را با حرف  tm   نشان مي دهند .

تعيين زمان انتظار براي هر فعاليت

با استفاده از منحني توزيع بتا , ميتوان فرمول زير را براي تبديل سه زمان به يک زمان به دست آورد .

 

 

 

 

در فرمول فوق, به علت اين که احتمال وقوع زمان حداکثر و زمان حداقل, خيلي زياد نيست , براي هر يک از آنها ضريب يک در نظر گرفته شده است و چون احتمال وقوع زمان محتمل, زياد است, به آن اعتبار بيشتري تعلق گرفته و براي آن, ضريب چهار تعيين شده است.

3- تعيين زمان انتظار براي هر رويداد يا مسير پيشرو (te)

براي مثال در شبکه زير, کمترين زمان مورد نياز انتظار براي رويداد پنجم, عبارت خواهد بود از مجموع  te  در مسير   5-4-3-1

فرمول محاسبه tE عبارت است از:

(فعاليت) te  + (رويداد قبلي) TE = (رويداد بعدي)  TE

در مثال فوق   te   رويداد 5 عبارت است از :           12= 2+3+7

 

 

4- تعيين بيشتري زمان مجاز براي رويداد يا مسير پسرو (tL)

در مثال قبلي چنانچه زمان انجام پروژه 12 هفته باشد t_l    رويداد 4 عبارت خواهد بود : 10=2-12

5-  تعيين زمان آزاد يا فرجه(s)

زمان آزاد يا فرجه عبارت است از تفاضل بين بيشترين زمان مجاز و کمترين زمان مورد انتظار براي هر رويداد و منظور از آن عبارت است از وقت اضافي موجود است که براي رسيدن به هر رويداد در اختيار مي باشد.

6-تعيين مسير بحراني

طولاني ترين مسير شبکه, يعني مسيري که از آغاز تا پايان شبکه, بيشترين وقت را مي گيرد, مسير بحراني است, يک شبکه ممکن است داراي چند مسير بحراني باشد .

مسير بحراني در شبکه پرت عبارت است از مسيري که داري کمترين وقت آزاد و امکان کند کاري باشد. مسير بحراني از اين نظر بحراني است که اگر تاخيري در تکميل هر يک از رويدادها آن به وقوع بپيوندد, موجب تاخير در حصول هدف نهايي خواهد شد .

تعيين واريانس و احتمال خاتمه پروژه طبق برنامه

هر قدر در تخمين زمانهاي فعاليت ها دقت شود باز هم نمي توان از مشکل عدم اطمينان به آساني رهايي يافت. آناليست براي اين که از ميزان دقت برآورد خود, آگاه شود ميتواند از فرمول واريانس کمک بگيرد

 

براي محاسبه واريانس در طول شبکه بايستي ابتدا ميزان واريانس را در هر فعاليت محاسبه کرد و سپس اقدام به محاسبه واريانس شبکه نمود .

واريانس را با علامت سيگما نشان مي دهند و فرمول محاسبه آن عبارت است از :

 

فرمول واريانس بر اين فرض مبتني است که زمانهاي حداکثر و حداقل , حدودا شش انحراف استاندارد را در منحني توزيع بتا در بر مي گيرند .

 

به طوري که در فرمول واريانس ملاحظه مي شود , براي محاسبه واريانس تنها به ارقام حداقل و حداکثر توجه مي شود , زيرا اين دو , نهايت راست و چپ فواصل ارقام را نشان ميدهند و بر واريانس تاثير مي گذارند و زمان محتمل (m) در محاسبه وارد نمي شود .

روش مسير بحراني (C.P.M)
   CRITICAL  PATH  METOD

روش مسير بحراني يکي ديگر از روشهاي برنامه ريزي است که مبنياي پيش بيني را با برآورد هزينه فعاليتهاي مربوط به انجام يک پروژه مرتبط مي سازد. روش مسير بحراني از بسياري از جهات با روش پرت مشابهت دارد, لکن وجوه افتراقي نيز بين اين دو روش موجود است که در اين  جا به آنها اشاره مي شود:

 

در روش بحراني, به جاي برآورد سه زمان در مورد هر فعاليت, فقط يک زمان, برآورد ميشود .

 

مفروضات اوليه روش پرت, چنين است که هزينه انجام هر فعاليت با زمان لازم جهت انجام آن فعاليت, ارتباط مستقيم دارد, بنابراين پيش بيني هزينه ضروري ندارد هر چه زمان يک فعاليت طولاني تر شود چون تغييرات هزينه مستقيما با زمان مربوط مي شود هزينه هاي آن فعاليت نيز افزايش مي يابد و هرگاه در زمان اجراي فعاليت, کاهش ايجاد شود در     هزينه هاي مربوط نيز صرفه جويي به عمل خواهد آمد. لذا روش پرت صرفا بر مبناي پيش بيني زمان فعاليت, شکل ميگيرد. در روش مسير بحراني (CPM), علاوه بر زمان فعاليت, نسبت به هزينه هاي انجام هر فعاليت نيز تاکيد و توجه ميشود.

 

با توجه به وجوه افتراق دو روش, هرگاه در پروژه اي, عامل زمان و سرعت انجام کار, در اوليت باشد و همچنين موردي باشد که براي اولين بار انجام مي شود, استفاده از روش پرت توصيه ميگردد و هرگاه براي پروژه اي بتوان علاوه بر زمان, هزينه را نيز بر آورد کرد, روش (CPM) روش مناسب تري خواهد بود .

مراحل روش CPM

براي برنامه ريزي بر مبناي روش مسير بحراني, طي مراحل زير ضرورت دارد :

ü        تعيين هدف مورد نظر

ü        تهيه ليست فعاليت ها

ü        تعيين رويدادهاي قبل , بعد و همزمان با هر فعاليت

ü        برآورد زمان انجام هر فعاليت

ü        برآورد هزينه عادي و طبيعي براي هر فعاليت

ü        برآورد زمان فشرده براي هر فعاليت

ü        برآورد هزينه فشرده براي هر فعاليت

ü        ترسيم شبکه

ü        تعيين مسير بحراني

 

شبکه فوق , دو مسير وجود دارد که در هر مسير , زمانهاي طبيعي مربوط به هر فعاليت , نشان داده شده است . با توجه به زمانهاي طبيعي , مسير 5-3-1 , مسير بحراني است , زيرا به طي مدت زمان بيشتري نيازمند است و نزديکترين زمان مورد انتظار براي آخرين رويداد شبکه , بار در نظر گرفتن زمان طبيعي و نرمال 12 هفته است .

روش ترسيم پيش نيازها (PDM)

از روشهاي برنامه ريزي شبکه اي که اخيرا مورد توجه زيادي قرار گرفته است , روش ترسيم شبکه  بر مبناي فعاليت هاي مورد نياز قبلي يا ترسيم پيش نيازها است . در اين روش , فعاليت ها به صورت مستطيل يا دايره نشان داده مي شوند و روابط بين فعاليتها به وسيله فلش يا پيکان منعکس ميگردد . ويژگي خاص روش ترسيم پيش نيازها , تنظيم جدول زمان بندي فعاليتهاست  با اين جدول مي توان تعيين کرد که هر فعاليتي در چه زماني اتفاق خواهد افتاد, چه مدتي طول خواهد کشيد و چه ارتباطهايي بين آن فعاليت  با فعاليتهاي قبل از آن وجود دارد .

 

 

 

به طوري که در جدول زمان بندي PDM  ملاحظه ميشود, مسير فعاليتها 2- 1- 4-2 مسير بحراني شبکه را تشکيل مي دهد , زيرا هيچ زمان را کد يا آزادي در اين مسير به چشم نمي خورد . به عبارت ديگر از کل 8 هفته اي که براي تکميل پروژه لازم است, فعاليت 2-1, سه هفته و فعاليت 4-2 نيز 5 هفته زمان مي برند . لذا در اين مسير, زمان فرجه موجود نيست فعاليت 3-1 داراي دو هفته فرجه است (يکي بين هفته هاي 4 و 5 ديگري بين 7 و 8 ) ولي اين فعاليت را فقط مي توان يک هفته پنجم آغاز شود .

ارتباط بين فعاليتها

براي نشان دادن ارتباط بين فعاليت ها از دو کلمه شروع (start) و پايان (finish)  استفاده مي شود.

S= start

 

F= finish

ارتباط بين فعاليتها به صورت زير است:

1- پايان          شروع

در اين مورد فعاليت ( ب ) را نمي توان آغاز کرد , مگر اين که مدتي از تکميل فعاليت (الف ) گذشته باشد.

 

 

 

 

در اين مورد براي شروع فعاليت  ب  بايد سه روز از پايان فعاليت الف گذشته باشد

 

 

2- شروع       شروع

در اين مورد , فعاليت  ب  را وقتي که مدتي از آغاز فعاليت   الف بگذرد , مي توان آغاز کرد در اين جا فاصله دو روز در نظر گرفته شده است .

 

 

3- پايان        پايان

 در اين مورد , فعاليت ب را نمي توان قبل از اين که مدتي از تکميل فعاليت   الف  سپري شده باشد , پايان داد . در اين جا فاصله چها روز در نظر گرفته شده است .

 

4- شروع         پايان

در اين مورد فعاليت ب را نمي توان به پايان رساند , مگر اين که مدتي از آغاز کار  الف گذشته باشد .

در اينجا فاصله , شش روز است.

 

 

 

فصل يازدهم

کارسنجي

مقدمه

هرکجا کاري انجام شود, کارگري باشد و کارفرمايي, مرئوسي باسد و رئيسي, اندازه گيري کار نيز به طريقي جاي خود را باز مي کند.

 

ضرورت کارسنجي بيشتر از اين نظر است که معياري براي کنترل به دست مي دهد. به قول يکي از صاحب نظران, مديريت علمي, چيزي غير از اندازه گيري و کنترل نيست.

مديريت علمي= کنترل + اندازه گيري

تعريف کارسنجي

کارسنجي يکي از تکنيکهاي مطالعه کار است که به منظور افزايش ثمربخشي سازماني انجام مي‎شود و عبارت است از به کارگيري روشهايي براي تعيين زمان انجام کار معين به وسيله يک فرد واجد شرايط در سطحي قابل قبول.

فوائد کارسنجي

ü        کمک به برنامه ريزي نيروي انساني براي سازمان

ü        ايجاد امکان کنترل و ارزيابي کار کارکنان

ü        کاهش هزينه توليد و قيمت تمام شده کالا

ü        ارائه سرويس بهتر به مشتريان و ارباب رجوع

ü        کمک به برآورد قيمت کالاها يا خدمات و برآورد بودجه

ü         

ü        بهبود روابط کار

ü        افزايش کارايي

ü        تسهيل زمانبندي عمليات و برنامه ريزي توليد

ü        ايجاد مبنايي براي پرداختهاي تشويقي به کارکنان

ü        تعيين زمان استاندارد براي انجام کارها

ü        کمک به برنامه ريزي جهت وسايل و تجهيزات مورد نياز

اصول کارسنجي

ü        در کارسنجي بايستي روش کار را مورد بررسي و سنجش قرار داد نه فرد کارگر يا کارمند را.

ü        روشي که براي کارسنجي انتخاب مي شود بايستي قابل درک و به کارگيري باشد.

ü        استانداردهاي کاري را بايستي در حدي تعيين کرد که نه خيلي سطح بالا سخت و دور از واقعيت باشد و نه خيلي سطح پايين و آسان.

ü        هزينه هاي کارسنجي بايستي با منافع حاصل از پذيرش و اجراي آن مورد مقايسه قرار گيرد و در صورتي براي انجام آن اقدام شود که آثار مثبت آن بر هزينه هايش فزوني داشته باشد.

پيش نيازهاي کارسنجي

 

ü        آناليست بايد قبل از انجام کارسنجي به اصلاح و ساده سازي روش کار مبادرت ورزد.

ü        علاوه بر روش کار, وسايل و ابزار کار نيز بايستي مناسب و در سطح استاندارد باشند تا بتوان روش را به درستي به کار برد.

ü        در مورد روش ساده شده, بايستي آموزش کافي به کارکنان داده شود تا بتوانند روش اصلاح شده را به درستي به کار ببرند.

فن بررسي حرکات

ü        حذف حرکات زائد

ü        تقليل خستگي ناشي از حرکات اضافي

ü        برطرف کردن نقايص و نارساييهاي محيط فيزيکي کار (از قبيل نور ناکافي, رطوبت و حرارت نامناسب و غيره)

مراحل بررسي حرکات

ü        انتخاب کار مورد نظر

ü        انتخاب فردي که در نظر است کارش مورد بررسي قرار گيرد.

ü        بررسي حرکات فرد در حين انجام کار, به دفعات و ثبت آنها

ü        تعيين زمان حرکت هر يک از حرکات

ü         

ü        تجزيه و تحليل حرکات انجام شده با طرح سوالاتي درباره چرايي, چگونگي و توالي حرکتها

ü        حذف, ترکيب و تغيير حرکات در صورت لزوم

ü        تعيين حرکات مورد نياز

 

روشهاي کارسنجي

بايستي با توجه به نوع و ماهيت کار, موارد استفاده و ساير ويژگيهاي موقعيت, از يک روش يا ترکيب مناسبي از چند روش براي کارسنجي استفاده کرد. برخي از روشهاي کارسنجي عبارتند از:

ü        روش استفاده از سوابق گذشته

ü        روش گزارش گيري

ü        روش نمونه گيري

ü        روش زمان سنجي

ü        روش عناصر از پيش تعيين شده

 

با توجه به اينکه قصد اساسي از کارسنجي, دسيابي به استاندارد زمان  انجام کار است, قبل از تشريح روشهاي کارسنجي لازم است درباره واژه استاندارد توضيحاتي ارائه شود.

استاندارد در مفهوم عام آن عبارت است از هر قانون پذيرفته شده, الگو يا معياري که به عنوان عاملي جهت مقايسه تعيين مي شود و بوسيله مقامات سازمان براي اندازه گيري کيفيت,وزن, وسعت و يا ارزش کار انتخاب مي گردد.

 

در کارسنجي نيز استاندارد عبارت است از مقدار بازده مورد انتظار از يک کارگر (يا کارمند) که به منظور برنامه ريزي و کنترل هزينه هاي مستقيم کار, مورد استناد قرار مي گيرد. اين بازده در مدت زماني بدست مي آيد که يک کارگر آموزش ديده با سرعت طبيعي (يعني سرعت کار اکثريت کارکنان) يک روش از پيش تعيين شده را به کار مي گيرد.

 

تحليل کننده سازماني که به کارسنجي مي پردازد بايستي متوجه اين اوقات نيز باشد و در تعيين استانداردهاي کاري, وقت اضافه اي را براي آنها در نظر بگيرد. اين وقت را زمان اضافات مجاز مي نامند.

 

 

موارد اضافات مجاز عبارتند از:

 

ü        رفع حوايج شخصي

ü        رفع خستگي بدني

ü        رفع خستگي فکري

ü        شرايط محيط کار (توجه به حرارت, رطوبت, سروصدا و غيره)

ü        تاخيرهاي اجتناب ناپذير (آماده سازي وسايل کار, منتظر شدن جهت اخذ دستور از سرپرست و ...)

روشهاي اندازه گيري کار:

الف) روش استفاده از سوابق گذشته

اين روش يکي از ساده ترين روشهاي کارسنجي است که به نسبت سادگيش از دقت کمتري برخوردار است. مبناي کار در اين روش, اطلاعات بدست آمده از نحوه عملکرد و انجام کار در گذشته است. در اين روش سوابق و اطلاعات مربوط به گذشته, مبناي کارسنجي فرض مي شود و با توجه به حجم کار موجود, نسبت به پيش بيني مدت زمان لازم و تعداد نيروي انساني مورد نياز براي انجام کارها اقدام گردد.

مراحل روش استفاده از سوابق گذشته

 

ü        تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري

ü        تهيه ليستي از وظايف مربوط به کار مورد نظر

ü        تعيين واحد زماني انجام کار با توجه به نوع و ماهيت کار (روز, هفته, ماه, سال)

ü        تعيين حجم کار انجام شده در واحد زماني منتخب

ü        محاسبه واحد زمان کار با در نظر گرفتن حجم کار انجام شده در واحد زمان و تعداد نيروي انساني به کارگرفته شده, با استفاده از فرمول زير:

 

ü        تعديل و تصحيح واحد زمان کار و انتخاب استاندارد نهايي انجام کار.

ب) روش گزارش گيري

 

برخلاف روش قبلي که نحوه انجام کار را در گذشته ملاک ميگرفت در اين روش گزارش‎گيري, نحوه انجام کار در زمان حال, مبناي کارسنجي قرار مي گيرد. بر طبق اين روش, هر يک از کارکنان آنچه را که در طي روز انجام مي دهد در ليست وظايف روزانه يا فرم مناسب ديگري درج مي کند و در پايان واحد زماني تعيين شده مثلا در پايان هفته, گزارشي از کل کارهاي انجام شده تهيه مي کند و در اختيار آناليست قرار ميدهد و آناليست از اطلاعات به دست آمده مي تواند ميانگين ميزان کار انجام شده را تعيين کند و مبنايي جهت تعيين استاندارد کار بدست آورد.

مراحل روش گزارش گيري

ü        تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري

ü        توجيه کارکنان در مورد روش گزارش گيري و جلب همکاران آنان

ü        تهيه فرمهاي مربوط به جمع آوري اطلاعات (ليست وظايف)

ü        توزيع فرمها و جمع آوري آنها پس از تکميل

ü        استخراج اطلاعات از فرمها

ü        تعيين واحد زمان انجام کار با توجه به نوع و ماهيت کار

ü        تعيين حجم کار انجام شده در واحد زماني منتخب

ü        محاسبه واحد زمان کار, تعديل و تصحيح آن و انتخاب استاندارد نهايي

ج) روش نمونه گيري

روش نمونه گيري يکي از روشهاي آماري کارسنجي است. فلسفه اين روش اين است که مي توان کار کارکنان را به طور تصادفي در فواصلي مورد مشاهده قرار داد و عملکرد نمونه را نسبت به کل, تعميم داد.

مراحل روش نمونه گيري عبارتند از:

ü        تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري

ü        آماده سازي وسايل کار

ü        مشاهده کار به طور تصادفي و به دفعات مکرر

ü        ثبت نتايج مشاهدات

ü        تقسيم نتايج حاصل شده, بر تعداد دفعات مشاهده

ü        تعديل و تصحيح رقم بدست آمده به منظور نزديک کردن آن به واقعيت (با توجه به درصدهاي مربوط به اضافات مجاز)

ü        تعيين استاندارد نهايي

د) روش عناصر از پيش تعيين شده

روش عناصر از پيش تعيين شده بر اين پيش فرض مبتني است که در کارهاي مختلف, اجزاء همانند و حرکات مشابهي وجود دارند که زمان لازم جهت انجام آنها را مي توان از قبل تعيين کرد و بر زمان ساير اجزاي کار افزود و زمان استاندارد کلي کار را بدست آورد.

مراحل روش عناصر از پيش تعيين شده

ü        تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري

ü        مشاهده عمليات و حرکات اصلي لازم براي انجام کار

ü        حذف حرکات زائد و ساده سازي روش

ü        تعيين زمان انجام حرکات مورد نياز از جداول مربوطه

ü        تعديل زمان با در نظر گرفتن اضافات مجاز

ü        تعيين استاندارد نهايي انجام کار

ه) روش زمان سنجي

 

روش زمان سنجي يکي از روشهاي دقيق و علمي کارسنجي است. در اين روش کار را به اجزايي تقسيم مي کنند و زمان انجام هر يک از اجزا را به طور دقيق و با کرونومتر (ساعت مندرج تا يک صدم دقيقه) اندازه مي گيرند. حسن اين روش اين است که هزينه آن نسبتاً کم و دقتش زياد است و استاندارد واقعي تري را بدست مي دهد.

مراحل روش زمان سنجي

ü        تعيين کار مورد نظر جهت اندازه گيري

ü        تقسيم کار به اجزا

ü        ساده سازي و بهتر سازي روش انجام کار هر يک از اجزاء کار

ü        آموزش روش کار به افرادي که قرار است کارشان اندازه گيري شود

ü        جلب اعتماد و همکاري افراد براي کارسنجي

ü        اندازه گيري زمان انجام هر يک از اجزا و ثبت آنها

ü        تعيين زمان نرمال انجام کار  (NT)

ü        محاسبه اضافات مجاز (A)

ü        تعديل زمان به دست آمده و تعيين استاندارد نهايي انجام کار با استفاده از فرمول زير:

ST-NT (1+ A/100)

ST-NT (1+ A/100)

در اين فرمول ST به مفهوم استاندارد زمان انجام کار, NT به معناي زمان نرمال براي انجام کار و A نمايانگر ميزان اضافات مجاز مي باشد. براي مثال چنانچه زمان نرمال براي انجام کاري 40 دقيقه باشد و ميزان اضافات مجاز نيز 20 درصد در نظر گرفته شود زمان استاندارد عبارت خواهد بود از:

ST  40 = 48=(100/20+1)