دانشگاه آزاد اسلامی واحد مشهد

دانشکده حسابداری و مدیریت

 عنوان کنفرانس :

راهکارهای اصلاح الگوی مصرف کاغذ در سازمانهای دولتی

 نام درس : بررسی مسائل مدیریت دولتی ایران

 نام استاد :

مسعود منشی زاده نائین

 گردآورندگان :

پرده شناس – موسوی

اردیبهشت 1388

مقدمه :

رهبر معظم انقلاب اسلامي در پيامي به مناسبت آغاز سال نو، سال جديد را سالي مهم خواندند و با ابراز اميدواري درباره غلبه قدرت ايماني ملت ايران برهمه حوادث و تحولات اين سال ،افزودند : با توجه به اهميت "حياتي و اساسيِ مصرف مدبرانه و عاقلانه منابع كشور"، سال جديد را در همه زمينه ها و امور، سال اصلاح الگوي مصرف مي دانم . اهميت و سبب اين نامگذاري را زماني درمي يابيم که ميزان مصرف در ايران را با کشورهاي ديگر مطالعه ، مقايسه و مورد بررسي قرار دهيم .

با عنایت به پیام رهبر فرزانه انقلاب در سال جدید و اهمیت اصلاح در الگوی مصرف، در بحث چگونگی انجام این امر مهم ، مسائل مختلفی قابل طرح و بررسی است.
دستیابی به رشد و توسعه اقتصادی نیازمند الزامات صحیح استفاده بهینه ازمنابع طبیعی و افزایش رشد و توسه پایداری نیز در گرو شناسایی و گزینش بهترین فرصت‌های و امکانات به منظور تجهیز منابع مالی جامعه است. از دیگر سو اصلاح در ابعاد مختلف به ویژه بعد اقتصادی به معنای بهتر شدن ، حرکت کردن و پندآموزی ، شناسایی آسیب‌ها و رفع چالش‌ها در مسیر تکامل است.
    حال که سال پیش رو، سال اصلاح الگوی مصرف نام گرفته است ، باید راهکارهای مقتضی برای انجام این مهم را با نگاه دقیق‌تری بررسی کرد .

     بی‌تردید هر مصرف‌کننده با توجه به تابع مطلوبیت و محدودیت‌های بودجه‌ای خود تصمیم می‌گیرد که چه چیز و با چه میزانی مصرف کند . حال اگر شاهد این هستیم که در اقلامی‌ ‌‌از کالاها عدم تعادل میان عرضه و تقاضا وجود دارد و این عدم تعادل هزینه هنگفتی را بر اقتصاد ملی تحمیل می‌کند ، بی‌تردید باید اصلاح صورت گیرد و سیاست‌گذار این عدم تعادل را مرتفع کند. در این صورت با داده فرض شدن تابع مطلوبیت ، سیاست‌گذار باید با اصلاح قیمت بر قیدهای بودجه‌ای عاملان اقتصاد اثر گذارده و در جهت اصلاح الگوی مصرف و عدم تعادل در اقتصاد اقدام کند .

ما برآنیم در این مقاله ، اصلاح الگوی مصرف کاغذ در سازمان های دولتی ایران را بررسی نموده ، ضمن اینکه وضعیت فعلی این الگو را در این سازمانها از دیده بگذرانیم قصد داریم راهکارهایی جهت بهبود و اصلاح این وضعیت را معرفی نمائیم . لذا در ابتدای بحث می بایست مسأله را تشخیص و معرفی نموده و آنرا تبیین نمائیم .

بیان مسأله :

مسأله و مشکل مورد بحث ما در این تحقیق ، " مصرف بی رویه کاغذ در سازمانها " میباشد و این مسأله بدین صورت تبیین میگردد که الگوی مصرف کاغذ در سازمانهای ما بسیار دور از استانداردهای لازم بوده و در واقع وجود فرهنگ کاغذبازی در سازمانهای ما موجب گردیده که حجم وسیعی از کاغذ مصرف شود و چنین روندی نیز خود باعث ایجاد الگوی غلط مصرف در زمینه های دیگر مثل زمان و ... خواهد شد .

وضعیت فعلی ادارات ما بدین گونه است که در ابتدای مراجعه به سازمانی برای هر کاری ابتدا نیاز به تنظیم درخواستی بر روی یکبرگ کاغذ میباشد سپس در هر مرحله گذر از مسیر سلسله مراتبی خاص آن اداره ، امکان دارد کاغذی دیگر نیز به آن پیوند بخورد هم چنین شاهد هستیم که برای یک درخواست معمولی یک واحد از واحد دیگر یا یک اتاق از اتاق دیگر بدلیل نیاز به قانونی و مستند بودن ، نیاز به تحریر درخواست بر روی کاغذ بوده و جواب آن نیز مستلزم تکرار این روند خواهد بود .

همانطور که میدانیم کاغذهای مصرفی در ادارات ما بصورت سربرگدار خاص آن سازمان بوده بطوریکه نام و آرم سازمان بهمراه کد پستی و آدرس و سایر مشخصات نیز بر روی آن درج شده است که چاپ چنین برگه های مکاتباتی که در اندازه های مختلف نیز شامل A4 و A5 چاپ میگردند نیز هزینه های بالایی را بهمراه دارند .

در سالهای اخیر ، بطورتقریبی هزینه چاپ هر برگ کاغذ سفارشی برای ادارات بصورت  سربرگدار در سایز A5 ، 400 ریال میباشد درعین حال با کمال تأسف شاهد هستیم که بسیاری از یادداشتهای غیر ضروری را نیز کارمندان در چنین برگه هایی انجام میدهند .

علل بروز مسأله :

دلایل بروز مصرف بی رویه کاغذ در سازمانهای ما به موارد مختلفی برمیگردد که از جمله میتوان به علل ذیل اشاره نمود :

1-       عوامل فرهنگی و تعهد پائین کارکنان به سازمان و منابع موجود

2-       عوامل مربوط به ضعف مفرط تکنولوژیک در سازمان

3-       عوامل مربوط به سهیم نبودن کارکنان در سود یا زیان شرکت

4-       عوامل مربوط به حجیم بودن و وسعت زیاد دولت و سازمانهای دولتی

پیامدهای مسأله :

چنانچه برای مصرف بی رویه کاغذ در سازمانها چاره ای اندیشیده نشود پیامد و نتیجه آن ، این خواهد بود که روز به روز به حجم مکاتبات و بایگانی ها افزوده خواهد شد ، با نگاهی به آمارها و اطلاعات میتوان به معضل فرا رو پی برد .

بنا بر تحقیقات و آمار یک شرکت واردکننده کاغذ، مصرف کاغذ ایران در سال 1390 به یک میلیون تن خواهد رسید

به گزارش گروه پژوهشي عفراوي و به نقل از خبرگزاری مهر، بر اساس آماری که شرکت بازرگانی سروش بهمن اعلام کرده است، بزرگ ترین تولید کنندگان کاغذ در جهان کشورهای برزیل، سوئد، نروژ، تایوان، کره جنوبی، اندونزی و چین هستند؛ ضمن اینکه واردات کاغذ ایران بیشتر از کشورهای اندونزی، چین و کره جنوبی صورت می گیرد.

بین 80 الی 85 درصد بازار کاغذ ایران توسط واردات پشتیبانی می شود و 10 الی 15 درصد مابقی تولید داخل است. بر اساس بسیاری از تحقیقات صورت گرفته و بنا بر آخرین پیش بینی های سازمان جهانی خواروبار کشاورزی (فائو)، جمهوری اسلامی ایران سالیانه بالغ بر 600 هزار تن کاغذ حجم مصرف کاغذ دارد. در حال حاضر نزدیک به 14.5 درصد رشد سالیانه برای مصرف کاغذ در ایران پیش بینی می شود یعنی به عبارتی برای سال 1390 شمسی پیش بینی می شود حجم کاغذ مصرفی در ایران بالغ بر یک میلیون تن باشد.

در حال حاضر نزدیک به 480 هزار تن انواع کاغذ از خارج از کشور وارد می شود و این یعنی 80 درصد حجم بازار داخل . کاغذ تولید داخل نیز در نهایت به 50 هزار تن می رسد و این یعنی 8 درصد حجم بازار داخل؛ به عبارتی کاغذ وارداتی و تولید داخل در کل 88 درصد حجم تقاضای مصرف را پوشش می دهد و کماکان بازار داخلی وابسته به واردات و قیمت داخلی متاثر از قیمت جهانی خواهد بود . لذا پیامد چنین مسأله ای ، وابستگی کامل به خارج در زمینه تولیدات کاغذ خواهد بود .

اولویت بندی علل بروز مسأله :

در اینجا نیاز داریم علل و عواملی که در زمینه مصرف بی رویه کاغذ در سازمانها بر شمردیم را اولویت بندی نمائیم ، مهم ترین علت را شاید بتوان ضعف تکنولوژی و فن آوری بکار گرفته شده در چنین سازمانهایی دانست چرا که اگر تکنولوژی بکار رفته در سازمان ما ارتقاء یابد حجم وسیعی از مصرف کاغذ حداقل در مکاتبات داخلی ، کاهش خواهد یافت .

دومین علت را میتوان در خصوص فقر فرهنگ لازم و عدم تعهد کارکنان دانست و علت آخر را میتوان در عدم سهیم بودن کارکنان در سود و زیان سازمان دانست .

ادبیات علمی و تاریخی مسأله :

آمارها‌ ‌نشان‌ ‌مى‌ ‌دهد‌ ‌که‌ ‌براى‌ ‌توليد‌ ‌هر‌ ‌تن‌ ‌کاغذ‌ ‌در‌ ‌کشور15 ‌ اصله‌ ‌درخت‌ ‌تنومند‌ ‌قطع‌ ‌مى‌ ‌شود‌ ‌اين‌ ‌در‌ ‌حالى‌ ‌است‌ ‌که‌ ‌با‌ ‌وجود‌ ‌روند‌ ‌رو‌ ‌به‌ ‌کاهش‌ ‌جنگل‌ ‌هاى‌ ‌شمال‌ ‌کشور‌ ‌همچنان‌ ‌مصرف‌ ‌کاغذ‌ ‌در‌ ‌کشور ‌رو‌ ‌به‌ ‌افزايش‌ ‌است‌ ‌و‌ ‌اين‌ ‌کاغذها‌ ‌بعد‌ ‌از‌ ‌هر‌ ‌بار‌ ‌مصرف‌ ‌بدون‌ ‌اينکه‌ ‌مجددا‌ ‌به‌ ‌چرخه‌ ‌توليد‌ ‌برگردند‌ ‌دور‌ ‌ريخته‌ ‌و‌ ‌از‌ ‌بين‌ ‌مى‌ ‌رودند .‌ ‌نزديک‌ ‌به 10 ‌‌درصد‌ ‌معادل 750 ‌‌تن‌ ‌از‌ ‌زباله‌ ‌هاى‌ ‌تهران‌ ‌را‌ ‌در‌ ‌روز‌ ‌کاغذ‌ ‌تشکيل‌ ‌مى‌ ‌دهد‌ ‌در‌ ‌حالى‌ ‌که‌ ‌کمتر‌ ‌از100 ‌ ‌تن‌ ‌آن‌ ‌بازيافت‌ ‌مى‌ ‌شود .‌ ‌ايالات‌ ‌متحده‌ ‌که‌ ‌بزرگترين‌ ‌مصرف‌ ‌کننده‌ ‌و‌ ‌توليد‌ ‌کننده‌ ‌کاغذ‌ ‌جهان‌ ‌است‌ ‌قريب‌ ‌به 20 ‌ ‌سال‌ ‌قبل‌ ‌کمتر‌ ‌از‌ ‌يک‌ ‌چهارم‌ ‌کاغذ‌ ‌مصرفى‌ ‌خود‌ ‌را‌ ‌بازيافت‌ ‌مى‌ ‌کرد‌ ‌اما‌ ‌تا‌ ‌سال1997 ‌اين‌ ‌رقم‌ ‌به 46 ‌ ‌درصد‌ ‌افزايش‌ ‌يافت . ‌ ‌اما‌ ‌هم‌ ‌اکنون‌ ‌نرخ‌ ‌بازيافت‌ ‌کاغذ‌ ‌در‌ ‌آلمان 72 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ کره‌ ‌جنوبي 66 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌سوئد 55 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌آمريکا 50 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌ژاپن 53 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌فرانسه 41 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌فنلاند 35 ‌ ‌درصد‌ ‌،‌ ‌ايتاليا  31 ‌ ‌درصد‌ ‌و‌ ‌چين 27 ‌ ‌درصد‌ ‌است. ‌ ‌ميانگين‌ ‌نرخ‌ ‌بازيافت‌ ‌کاغذ‌ ‌در‌ ‌جهان‌ ‌نيز 43 ‌ ‌درصد‌ ‌تا‌ ‌سال 1997 ‌ ‌اعلام‌ ‌شده‌ ‌که‌ ‌تا‌ ‌به‌ ‌امروز‌ ‌قطعا‌ ‌افزايش‌ ‌يافته‌ ‌است. ‌ ‌

‌در‌ ‌تهران‌ ‌کمتر‌ ‌از10 ‌‌درصد‌ ‌کاغذ‌ ‌بازيافت‌ ‌مى‌ ‌شود‌ ‌و‌ ‌در ‌کشور‌ ‌مى‌ ‌توان‌ ‌گفت‌ ‌تنها 4 ‌ ‌درصد. ‌ ‌اين‌ ‌يعنى‌ ‌اينکه‌ ‌هر‌ ‌روز‌ ‌سطح‌ ‌بيشترى‌ ‌از‌ ‌جنگل‌ ‌هاى‌ ‌کشور‌ ‌براى‌ ‌تامين‌ ‌خمير‌ ‌کاغذ‌ ‌تخريب‌ ‌مى‌ ‌شود .‌ ‌

در مشهد روزانه 50 تن کاغذ باطله تولید می شود . اگر تنها 1% آن سهم دانشگاه فردوسی باشد، معادل 500 کیلو کاغذ خواهد بود .
مصرف هر تن کاغذ معادل قطع 17 اصله درخت است . بنابراین سهم دانشگاه در این مورد روزانه 8 اصله درخت خواهد شد .

كاغذ نه تنها يك شاخصه براى فرهنگ است ، محصولى استراتژيك هم به حساب مى آيد ؛ محصولى كه به واسطه آن مى توان بخشهاى عمده اى از يك جامعه را مورد فشار قرار داد يا موجبات توسعه آنها را فراهم كرد . اما استراتژيك بودن اين كالا و قطع وابستگى منافاتى با مصرف بالاى آن ندارد ، زيرا همانطور كه عنوان شد ميزان مصرف سرانه كاغذ ، يكى از شاخصه هاى توسعه به شمار مى رود . بنابر آخرين آمار در حال حاضر مصرف سرانه كاغذ در ايران همراه با كارتن و مقوا حدود ۱۴ كيلو است كه مقايسه اين رقم با مصرف سرانه كاغذ در ژاپن تفاوت معنادارى را پيش روى ما قرار مى دهد ، يعنى مصرف حدود ۲۲۰ كيلو در سال. كارشناسان مصرف كاغذ را در ارتباط با توليد علم نيز مى سنجند كه باز نگاهى به ميزان توليد دانش در كشور يعنى يك درصد اين ارتباط را كاملا پررنگ نشان مى دهد . با اين همه هنوز از موضوع كاغذ در ايران تحت عنوان بحران كاغذ ياد مى شود ؛ يك بحران پيچيده و چندوجهى كه روشن شدن تمامى ابعاد آن ، به يك پژوهش گروهى توسط متخصصان امر نياز دارد . اين بحران از يك سو به تخريب جنگل ها و سوزاندن باگاس نيشكر مرتبط مى شود و از ديگر سو به سوبسيد دولتى و بروز پديده هاى جديدترى مثل بازار سياه كاغذ و قاچاق كاغذ . به اين موضوع نحوه توزيع ، بازيافت ، فرسودگى كارخانه هاى توليد كاغذ ، توليد كتاب هاى كم محتوا و گاه بدون فروش ، انبار كردن كاغذهاى فاقد كيفيت كه توسط كارخانه هاى داخلى توليد شده و فروش اجبارى يا بهتر آنكه بگوييم خريد اجبارى آن توسط ادارات دولتى در كنار خريد ساير اقلام و ... را هم اضافه كنيد.

در این قسمت ، ما روند کنونی و بوروکراسی حاکم بر سازمانهای ایران را بررسی می کنیم و شرایطی را که ادارات ما با آن مواجه میباشند را مورد بحث و موشکافی قرار میدهیم .

بوروکراسی سازمانهای دولتی

بوروكراسي به عنوان يك پديده زياده طلب ؛ مبهم ومشكل زا ؛ همواره موردهجوم قرارگرفته است  هرچند تمام اين اتهامات وارد هستند ، اما بوروكراسي نشان داده است كه همواره يك قدرت بزرگ وپابرجاست . صرفنظرازاينكه بيشترين كاربرد كلمه بوروكراسي چه باشد ؛ اين واژه يك لفظ  ناخوشايند سياسي است كه مخالفان دولت بزرگ وحكومت رفاه آن راپديده اي نامطلوب ميدانند . اغلب دانشمندان علوم اجتماعي بوروكراسي را بدون اينكه تأیيد يا رد كنند آن را پديده اي مرتبط با سازمان پيچيده و بزرگ برشمرده اند ، واغلب انديشمندان نظرات وبر را درباره ابعاد ساختاري بوروكراسي ازنظر محتوا و اجزاي تشكيل دهنده آن كم وبيش پذيرفته اند وعمدتا توافق برسرآن نيز وجود دارد . عده اي ازديگرنويسندگان به ويژگي هاي رفتاري بوروكراسي كه اساسا منفي ؛  ناقص ؛ بيمارگونه وتخريب كننده رسالت اصلي بوروكراسي بوده و مانع تحقق اهداف آن مي شود اشاره ميكنند . به قول "مرتون" عواملي وجود دارند كه ميتوانند باعث عدم كارايي شوند  .برخي ازرفتارهاي بوروكراتيك عبارتند از :

·          توجه بيش ازحد به قوانين كه موجب ترس ومحافظه كاري وفن گرائي كاركنان مي شود .

·          غيرشخصي كردن روابط كه منجربه بروزتعارض بين بوروكراسي وارباب رجوع  ميگردد .

·          رفتارهاي ماشيني .

·          کاغذ بازی .

·          رفتارهاي خشك و بدون انعطاف .

·          رازپوشي بيش ازاندازه .

·          عدم اشتياق به تفويض اختيار .

·          اكراه دراستفاده از آزادي عمل .

بايد دانست كه بروز اينگونه رفتارها نوعا ناشي ازعدم قابليت وناتواني بوروكرات ها است . لذا شواهد نشان ميدهد كه رفتاربوروكراتيك ناشي از تاكيد بيش ازحد برعقلايي بودن سازمان بوروكراتيك وآثارنامطلوب آن مي باشد و در آن برصفاتي مغاير ومخالف با رسالت بوروكراسي تاكيد مي شود . ماركس نيزاين صفات را بيماري سازمان ميداند وعقيده دارد كه نوع خاصي از ساختار بوروكراتيك باعث گرايش هايي مي شود كه آن را از رسالت اصلي خود منحرف ميسازد .   درايران نيز بوروكراسي به حدي رسيده است كه دولت چاره اي جز كوچك سازي خود ندارد واين را با ادغام كردن برخي از سازمانها و وزارتخانه ها شروع كرده است هرچند كه بسيار دير شده است و به كندي به جلو ميرود و با مخالفتهايي نيز روبرو ميشود .

ادارات دولتي ايران نيز به حدي با بوروكراسي اداري و يا همان كاغذ بازي وفق پيدا كرده اند كه به نوعي روال اداري ايران برتخصص گرايي وتقسيم كار افراطي منجرشده است وبراين اساس ارباب رجوع حتي براي انجام يك كار ساده مانند گرفتن يك امضا يا تحويل يك برگه بايد بارها بين اتاق ها ي مختلف در رفت وآمد باشد اما اگر تدبيري بينديشيم كه ارباب رجوع به هنگام مراجعه حداكثر با يك يا دو كارمند روبرو شود و آن كارمند تمام امور مختلف آن فرد را انجام دهد اين مشكل تا حد زيادي برطرف و صرفه جويي زيادي در وقت وهزينه و زمان وكاغذ ميشود و رضايتمندي بيشتري را عاید طرفین مي كند . نظير اين مثال را مي توان دربرخي از ادارات دولتی كه به صورت عملياتی هستند و يا بانكها كه سيستم نوبت دهي مكانيزه دارند دانست .

ذكر اين نكته بسيارضروريست كه ما برای صرفه جويی درمصرف زمان و هزينه های انرژی ، مصرف بيش ازاندازه كاغذ درايران چاره ای جزاينكه سيستمهای فراگير ويكپارچه قوی ومطمئن داشته باشيم را نداريم ، بنابراين زيربنای انواع صرفه جويی ها در نظام اداری ما وابسته به تكنولوژی روز دنيا است كه ما از آن به نحو شايسته استفاده نمی كنيم . 

به عنوان مثالی ديگر ميتوان گفت كه با ايجاد شبكه های مادر واتصال آنها ميتوان در سيستم اداری ايران تحولی عظيم ايجاد كرد وبوروكراسی به معنای كاغذ بازی آن را به كلی حذف كرد وبه جای بايگانی های عريض  وطويل و هزينه های زمان و.... ، ميتوان سيستم اداری نوين با رضايتمندی مشتريان از هر لحاظ را ايجاد كرد واين بازدهی كار و نتيجه كار را به خوبی وشفاف سازی ميكند   و برما واضح و روشن است كه وضع كنونی اغلب ادارات ما هيچ سنخيتی با جهان امروز و پيشرفت تكنولوژی ندارد  كه برای يك كار اداری بايد چندين بار به ادارات مختلف وكارمندان مختلف و ... مراجعه کرد و درنهايت  بعد از گذشت چندين و چند روز یا ماه پيگيری ، در جواب بگويند با درخواست شما موافقت نشد يا پرونده شما گم شده است و يا  ...، براستی كه اين وضع خنده داراست وليكن واقعی ، تلخ و اسفبار .     

راهکارهای اصلاح الگوی مصرف کاغذ

برای خروج از روند جاری ادارات ، مدت زمانی است که در برخی سازمانها بسترسازی برای این امر در حال انجام پذیرفتن است و پایه گذاری چنین بستری نیازمند ورود فن آوری اطلاعات و ارتباطات میباشد . فن آوری اطلاعات ، مستلزم بکارگیری سخت افزارها و نرم افزارهایی در این زمینه بوده که باعث حصول به نتایج مطلوب خواهند شد .

تغییر الگوی مصرف در هر زمینه ای و در هر مکانی نیازمند تغییر و اصلاح فرهنگ موجود بوده و انجام چنین تغییری کاری بس دشوار خواهد بود چرا که فرهنگ با ارزشها ، باورها و از همه مهم تر پیش فرضهای آن فرهنگ پیوند خورده که دستکاری و تغییر آنها امری طاقت فرسا میباشد .

مسأله ای که در این بحث از اهمیت بالایی برخوردار است اینکه تغییر چنین فرهنگی یا حداقل تغییر الگوی مصرف در هر موردی در سازمانهای ما کاری تا حدی راحت تر از چنین تغییری در سطح اجتماع خواهد بود چرا که با صدور یک بخشنامه یا یک دستور از سوی مقامات عالی سازمان ، کارکنان ملزم به پیاده سازی و اجرایی نمودن آن میباشند . 

چنانچه از فن آوری اطلاعات برای اصلاح الگوی مصرف کاغذ در سازمانها کمک بگیریم متوجه می شویم که اگر این فن آوری با دیگر فن آوریها بصورت مقتضی گره خورده بشوند باعث اصلاح الگوی مصرف در زمینه های دیگر مانند اصلاح در زمان نیز خواهند شد .

ارباب رجوعی را در نظر بگیرید که باید به اداره ای جهت رفع مشکل خود مراجعه نماید و روند حل مشکل خود را دائم بررسی و پیگیری کند ، چنین ارباب رجوعی ناگزیر خواهد بود که وقت خود را جهت این امر شامل رفت و برگشتهای مکرر و پاسکاری شدن از اتاقهای طبقات مختلف سپری نماید و در پایان نیز امکان دارد نتیجه مطلوب حاصل نگردد .

حال آنکه اگر سازمان مذکور دارای وب سایتی باشد و امکان پیگیری مشکل از طریق سایت آن اداره میسر باشد دیگر نیازی به مراجعه حضوری نخواهد بود و ارباب رجوع مربوطه میتواند درخواست خود و اینکه مشکل او در چه مرحله ای قرار دارد را از طریق وبسایت آن سازمان حتی از منزل پیگیری نماید .

مکاتبات داخلی ادارات امروزی و بوروکراسی حاکم ، به معضلی تبدیل گشته بطوریکه نه تنها ارباب رجوع بلکه خود کارمندان و اتاقهای بایگانی را نیز با مشکلات عدیده ای مواجه نموده است و برای خروج از این معضل همانطور که اشاره شد چاره ای جز بکارگیری و پیاده سازی فن آوری اطلاعات IT را نخواهیم داشت .

پس از فراهم نمودن بستر مناسب برای این مهم قادر خواهیم بود که مکاتبات اداری را از طریق برنامه های paper less   انجام دهیم و از مصرف کاغذ حتی المقدور در مکاتبات داخلی سازمان جلوگیری بعمل می آید .

بموازات بکارگیری برنامه های مکاتبه بدون کاغذ ، میتوان با ایجاد شبکه های داخلی در ادارات بخشها و واحدهای مختلف را بهم مرتبط ساخت بطوریکه مکاتبات و درخواستها بصورت نرم افزاری و تحت شبکه تنظیم و ارسال گردند .

در چنین سیستمی مشاهده میشود که تهیه گزارشات بصورت نرم افزاری و در قالب یک فایل کامپیوتری انجام می پذیرد و با ارسال آن از طریق شبکه ، مصرف کاغذی صورت نمی گیرد .

در برنامه های paper less  ، برای هر کارمند با توجه به سلسله مراتب خاص آن سازمان ، یک سری از همکاران و مسؤول مربوطه بعنوان خروجی یا ورودی مکاتبات در نظر گرفته میشوند .

پس از تهیه نامه ای در چنین سیستمی ، شخص گیرنده نامه آنرا پاراف خواهد کرد و به شخص مافوق یا مادون ارسال میگردد و در این روند هیچ کاغذی مصرف نخواهد شد و بایگانی نامه ها نیز هم بصورت شخصی و هم بصورت سیستمی انجام خواهد پذیرفت .

در برخی مصارف که نیاز به پرینت و چاپ الزامیست میتوان از کاغذهای یکرو سفید که در ادارات وجود دارد و خارج از مصرف میباشند استفاده نمود هم چنانکه در بسیاری از ادارات در حال حاضر و در پی نامگذاری سال جاری به نام " سال اصلاح الگوی مصرف " این مهم محقق شده است .    

با بکارگیری فن آوری اطلاعات و اینترنت در ادارات میتوان حجم وسیعی از ارسال اطلاعات را از طریق اینترنت انجام داد و گیرنده اطلاعات مذکور نیز قادر خواهد بود در قالب فایل های کامپیوتری چنین اطلاعاتی را ذخیره نموده و مورد استفاده قرار دهد .

پیاده سازی فن آوری اطلاعات و سیستم های مکاتبه بدون کاغذ (paper less ) ، مستلزم پرداخت یک هزینه اولیه جهت تجهیزات لازم و خرید سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری مربوطه میباشد ، لیکن پس از فراهم شدن بستر مناسب ، در انجام هزینه های مختلفی شامل نیروی انسانی جهت نامه رسانی ، هزینه کاغذ ، استهلاک پرینتر ، جوهر و .... صرفه جویی بعمل خواهد آمد .

چنانچه بخواهیم جهت علل دیگر مصرف بی رویه کاغذ همچون حجیم بودن سازمانهای دولتی ، عوامل فرهنگی و تعهد کارکنان و هم چنین سهم نداشتن کارکنان در سود و زیان سازمانها ، راهکارهایی ارائه نمائیم این کار تحقیقی به درازا می کشد لذا فقط به مواردی اندک اشاره می کنیم

بعنوان مثال در خصوص عوامل مربوط به وسیع بودن سازمانهای دولتی می توان به بحث خصوصی سازی که مدتیست مطرح میباشد اشاره کرد البته با اندیشیدن تدابیر لازم بطوریکه با کوچک سازی دولت و سازمانهای آن مشاهده می کنیم که حجم مکاتبات و کاغذ بازیها بطرز چشمگیری کاهش خواهد یافت .

در خصوص عوامل مربوط به عدم سهیم بودن کارکنان در سود و زیان سازمان ، به این مسأله میتوان اشاره نمود که کارمند دولت ، خواه سازمان او در پایان ماه سودآور باشد خواه زیان ده ، چنانچه خود را در این سود و زیان شریک نبیند امکان دارد تلاشی نیز در جهت استفاده کارا از منابع آن سازمان بعمل نیاورد چرا که پایان هر ماه حقوق خود را ثابت و نقد میداند . اما چنانچه کارکنان را در این سود و زیان بنحوی شریک نمود مثلا بعد از کم کردن کلیه هزینه ها ، بسراغ پرداختهای کارکنان رفت ، کارمند در می یابد که چنانچه در مصرف منابع سازمان صرفه جویی نماید اثر مثبت آن به خود کارکنان بر میگردد .

در خصوص عوامل فرهنگی و تعهد کارکنان به سازمان نیز میتوان مواردی را بر شمرد که ما این کنکاش و بحث و تبادل نظر را به ذهن آگاه و پویای خوانندگان محترم واگذار می نمائیم .       

نتیجه گیری :

چنانچه ادارات و سازمانهای ما با ایجاد زیرساختهای لازم ، هر چه سریعتر نسبت به تجهیز خود به فن آوری اطلاعات و سیستمهای مکاتبه بدون کاغذ اقدام نمایند مشاهده میشود که درحجم وسیعی از کاغذ که در این چنین سازمانها بصورت بی رویه مصرف میشود صرفه جویی بعمل خواهد آمد و این مهم محقق نمی گردد مگر آنکه ابزارهای لازم جهت اجرایی شدن آن در اختیار باشد تا ادارات ما از وضعیت سنتی که با آن مواجه هستند با رشد سریعی خارج گردند . همچنین بحث کوچک سازی دولت و سازمانهای دولتی نیز می تواند به این مسأله کمک چشمگیری نماید .  

منابع  

1-      هدی فرل ، ترجمه الوانی – معمارزاده ، اداره امور عمومی تطبیقی ، انتشارات اندیشه های گوهربار – چاپ دوم 1386

2-      وب سایت فرهنگ آشتی

3-      وب سایت قطره

4-      وب سایت علم شیمی ( کاغذ سازی )

5-      وب سایت دانشگاه سبز

6-      وب سایت آفتاب