تازه ها

پیام ها 

ارتباط با مدیر سایت

• مشاهده نظرات
• ارسال پیام
• ارسال فایل

جستجو

 

 

 

تحقيقات و كنفرانس هاي دانشجويان درس بررسی مسایل مديريت دولتی در ایران

 

 

موضوع :

 

اتوماسیون اداری

استاد گرامی :

جناب آقای منشی زاده

 

تهیه کننده:

فاطمه طالب زاده – سمیه تمیز

پاییز 88

چكيده

امروزه سيستم هاي اداري، سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه هاي بيشتري از كاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يك سيستم يكپارچه اداري مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد. اين مقاله ضمن بررسي سيستم هاي اتوماسيون اداري به بيان موانع پیاده سازی در ادارات دولتی می پردازد.

سيستم مكاتبات بدون كاغذبه عنوان نمونه ای از سیستم های اتوماسیون اداری, نرم افزار قدرتمندى جهت انجام امور ادارى ، چرخه مكاتبات و نيز ابزارى كاراجهت نظارت بر گردش مكاتبات در سازمان مى باشد، به طوريكه تمام اعمال همانند ورود نامه ،ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتي بازبيني نامه توسط سيستم ثبت شده و کنترل میگردد. در اين زمينه مي توان گزارشهاي ويژه اي را تهيه كرد تا راندمان كاري افراد ونيز گلوگاههاي مكاتباتي و كاركرد كاركنان براي مديريت روشن گردد تا قادر باشد جهتاصلاح ساختار اداري وبوروكراتيك از اين اطلاعات استفاده كند

 

بیش از یک دهه است که در کشور تحلیلگران و طراحان سیستم های اداری سعی کرده اند گردش مکاتبات اداری را در سازمان های خود مکانیزه کنند. با توجه به انگیزه مدیریت عالی و امکانات هر سازمان این تلاش ها از کمترین سطح تا بالاترین سطح را هدف قرار داده است. در این 10 سال، کمتر سازمانی را می توان یافت که هیچ تلاشی در این زمینه نداشته باشد. در این مدت هزاران نرم افزار توسط سازمان ها تهیه یا به صورت آماده خریداری شده و میلیاردها تومان بودجه صرف این کار شده است اما امروز تعداد سازمان هایی که موفق به اتوماسیون کامل مکاتبات اداری شده اند از انگشتان دست تجاوز نمی کند، علت چیست؟ در خصوص این سوال دلایل زیادی بیان شده است. ناقص بودن نرم افزار، خرابی شبکه، کمبود امکانات سخت افزاری و ...، اما مطالعات گویای این واقعیت است که موارد اشاره شده شرایط لازم برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری هستند اما شرایط کافی نیستند. به عبارت دیگر، سازمان های زیادی را می توان یافت که توان مالی لازم برای تهیه انواع سخت افزار و نرم افزار را داشته و نسبت به تهیه آن اقدام کرده باشند اما در عمل توفیقی در مکانیزه کردن کامل مکاتبات اداری نداشته اند. مدیریت پیاده سازی اتوماسیون از عوامل بسیار مهمی است که در سرنوشت هر پروژه تاثیر اساسی دارد و این عاملی است که به طور معمول مورد غفلت قرار می گیرد

مقد مه

از آنجا که پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات و مکانیزه نمودن امور در دنیای امروزه سیر صعودی داشته و به سرعت در حال رشد می باشد ، عقب ماندن از این موضوع و ناتوانی از حرکت همراه با موج پرتلاطم فناوری اطلاعات نتیجه ای جزء غرق شدن نخواهد داشت و از این روتوسعه فناوری ارتباطات و اطلاعات شرط بقای هرجامعه است و این امر زمانی تحقق می یابد که در سطح هرکشوری تمامی سازمانها مجهز به سیستم های مکانیزه جهت انجام اکثر امور خود باشند و کاربران این سیستمها کسانی نیستند جزء نیروهای کاری که قبلاً امور خود را به صورت دستی انجام می دادند .

 

 

 با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن يكي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان، عرضه كنند. درواقع محيط پررقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم هاي اطلاعاتي را دوچنـــــدان كرد. به همين جهت، بحث سيستم هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي يابد، چنانكه امروز سازمانهايي مي توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تغييرات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند. اما سيستم هاي اتوماسيون اداري چيستند؟ چه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم هاي آن چيست؟ چه تفاوتي با ساير سيستم هاي اطلاعاتي دارد؟ و...

با ورود کامپيوتر، عملکرد سازمان ها به صورت بنيادين دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب اين دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از اين وسيله ، رشد و توسعه سيستم های تکنولوژی اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونيکی را در اولويت کار خود قرار داده ا ند
 امروزه ارتباطات و مكاتبات اداري در سازمان‌ها و موسسات اقتصادي به كلي متحول شده است، به گونه‌اي كه ديگر فرآيندهاي كند و زمان‌بر اداري پذيرفتني نيست. بر اين اساس، ضرورت دارد تا ابزاري فراهم شود كه با بهره‌جويي از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآيندهاي اداري پرداخت.

استقرار دولت الکترونیک در کنار مشکلات و موانعی که دارد،فوایدبزرگی به ارمغان خواهد آورد. اما پایبندی جدی دولتمردان یکی از شروط اصلی موفقیت دراین حوزه است.درک کامل صحیح از حوزه های مرتبط نظیر اصول تجارت الکترونیک ، وجود استراتژی روشن برای غلبه بر موانع دگرگونی نظیر مخالفت اتحادیه ها با مانع تراشی رقبا و ... همگی زمینه ساز به وجود آمدن دولت الکترونیک محسوب می شوند

 

شايد در بازار فن‌آوري اطلاعات جهان بازار نرم‌افزار به دليل نياز كم به سرمايه‌گذاري‌هاي كلان و تكيه‌اش بر نيروي انساني متخصص در برخي كشورهاي در حال توسعه مانند هند به يكي از عمده راه‌هاي كسب درآمد ملي از راه صادرات تبديل شده است

بیان مساله پژوهش

ایا موانع استفاده از اتوماسیون منجر به کاهش کاربرد ان در ادارات دولتی شده است؟

اهمیت و ضرورت موضوع

 

سئوالات پژوهش

1.ایا عدم تمایل افراد منجر به کاهش کاربرد اتوماسیون در ادارات دولتی شده است؟

2.ایا سطح اموزش کارکنان منجر به کاهش کاربرد اتوماسیون در ادارات دولتی شده است؟  

3.ایا کمبود تخصص فناوری اطلاعات در کشور منجر به کاهش کاربرد اتوماسیون در ادارات دولتی شده است؟

4.ایا هزینه سنگین ایجاد نگهداری و توسعه شبکه اتوماسیون منجر به کاهش کاربرد اتوماسیون در ادارات دولتی شده است؟

 

تعاریف

تعاریف نظری

تعریف اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل درامور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند . اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری، مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود . سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم . اتوماسیــــون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود . کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است . اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است . (ریموند ، 1998) سیستمهای اطلاعات اداری از امور اداری ازطــــریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن ازجمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین ارباب رجوع ان دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند . (ویس، 1992) اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند . (بهشتیان ،1378 )
سيستم اتوماسيون اداري سعي بر اين داشته تا كليه امور اداري يك سازمــان از حضـــور ارباب رجوع در نگهباني موسسه تا مديريت انواع چرخه هاي اسناد و قرار ملاقاتها و ساير موضوعات را به شكل مناسب و ساده در فضـــاي مجـــازي پياده سازي و كنترل نمايد

سيستم مکاتبات بدون کاغذ
گونه ای از مکاتبات اداری می باشد که در آن نامه های الکترونيکی جايگزين نامه های دستی وکاغذی می شود.سيستم مکاتبات بدون کاغذ در راستای سيستم اتوماسيون اداری در سازمان ايجاد می گردد.به بيان ديگر سيستم مکاتبات بدون کاغذ يکی ازاجزای سيستم اتوماسيون اداری می باشد

اتوماسیون مکاتبات ادارای: سیستم نرم افزاری که کاربران را قادر می سازد، مکاتبات وارده به سازمان را به داده های دیجیتال (اعم از تصویر یا متن) تبدیل و با اعمال کنترل های مختلف در سازمان به جریان اندازند. در این سیستم ها تمام مکاتبات صادره و داخلی از ابتدا بصورت دیجیتال تولید و نگهداری می شود. این سیستم ها دارای قابلیت های زیادی در زمینه کارتابل الکترونیکی، جست و جوی آسان و سریع نامه، گزارش پی گیری نامه های وارده/صادره، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات هستند. از این سیستم ها گاه به نام دبیرخانه مکانیزه نیز یاد می شود اما همان طور که پیشتر گفتیم، موارد یاد شده فراتر از مرزهای دبیرخانه ای است و شامل کل سازمان می شود.

پیاده سازی: به معنی نگاشت الکترونیکی گردش نامه در سیستم با مراحل و روال های فیزیکی در دنیای واقعی است.

روال: به معنی فرآیند مصوب گردش انواع مکاتبات در سازمان است.

ارجاع: انتقال نامه از یک رده و سمت سازمانی به یک رده و سمت سازمانی دیگر.

اجرای کامل اتوماسیون: سطحی از اجرا که طی آن تمام مکتابات وارده در بدو ورود ثبت و لاشه آن در دبیرخانه باقی مانده و بقیه کارها تنها از طریق سیستم و بدون استفاده از کاغذ و قلم صورت گیرد، مگر آنکه قانون وجود اسناد و مدارک کتبی را در آن قسمت الزامی کرده باشد.

 

تعاریف عملیاتی

متغیر های پژوهش

فصل دوم

پیشینه پژوهش

 

گزارشي از تاثيرات استفاده از سيستم اتوماسيون اداره كل شيلات ايران توسط مهندس مهدي لطيفي، مشاور مديريت اسناد ايران رايانه ارائه شد. بر اساس اين گزارش با به‌كارگيري این سیستم در شيلات حجم انبوهي از اسناد و نامه‌هاي اين سازمان از جمله 31هزار و 182 نامه در سال 85، 42هزار نامه در سال 86، 21 بايگاني سنتي با صدها زونكن به اسناد و نامه‌هاي الكترونيكي تبديل شده است. بر اساس گزارش شيلات هرمزگان، استفاده از این سیستم موجب كاهش هزينه‌هاي خريد جوهر و كاغذ فكس، چاپ فرم‌هاي اداري، كاهش كپي‌نامه‌ها و هزينه خريد جوهر و سرويس و نگهداري دستگاه‌هاي كپي،‌ كاهش هزينه خريد كاغذ، افزايش راندمان نيروي انساني و افزايش سرعت انجام كار شده است.

دکتر قاسم زاده، استاد دانشگاه صنعتي شريف و مدير‌عامل شرکت افرانت نيز درباره ضرورت به کار‌گيري نرم‌افزارهاي مديريتي در سازمان‌ها گفت: با رشد و توسعه شرکت‌ها حيطه نظارت سازمان گسترش يافته و مشکل سرپرستي، هماهنگي و نظارت بر شبکه پديد مي‌آيد كه در چنين شرايطي نرم‌افزارهاي مديريتي ابزاري به روز و کارآمد براي رفع موانع رشد سازماني به شمار مي‌رود.

وي افزود: مشکل امروز ما در کشور آن است که نيروي متخصص وجود دارد، اما چون دانش مديريتي به کار گرفته نمي‌شود، نرم‌افزارهاي مديريتي ابزاري لوکس تلقي مي‌شود.
وي افزود: از ميان يك ميليارد و 200 ميليون كاربر در سراسر دنيا، ايران داراي 12 ميليون كاربر اينترنت است، يعني يك درصد از كل كاربران اينترنت دنيا .

انواع سيستم هاي اطلاعاتي
در نخستين سالهاي اختراع رايانه متخصصان توجه چنداني به نيازهاي اطلاعاتي مديران نداشته و از رايانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداري استفاده مي شد. در طول اين دوره كه تا اواسط دهه 60 به طول انجاميد بيشترين تاكيد بر قدرت محاسباتي و پردازش رايانه بود. درحال حاضر به اين نوع كاربرد رايانه پردازش داده ها، گفته مي شود و بايد توجه داشت كه سيستم هاي پردازش داده مقـــــداري اطلاعات نيز توليد مي كنند.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه هاي جديد كه با هزينه كمتر اطلاعات بيشتري را پردازش مي كردند روشهاي جديدتري براي معرفي تجهيزات جديد ترويج داده شده؛ يعني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت. پس از گذشت يك دهه و به دليل به وجود آمدن نيازهاي اطلاعاتي جديد، سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم پشتيباني تصميم گيري يا (DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS به وجود آمد. پس از تكميل سيستم پشتيباني تصميم گيري باتوجه به پيشرفتهاي حاصله در تجهيزات رايانه اي، موضوع افزايش بهره وري و كارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و كاركنان ازطريق به كارگيري تجهيزات رايانه اي و الكترونيك مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم هاي اتوماسيون اداري طراحي گرديدند.

اما درواقع اتوماسيون اداري در سال 1964 وقتي كه IBM محصول جديد خود، يعني نوار مغناطيسي/ ماشين تايپ سلك توري (MT/ST) را معرفـــي كرد شروع شد، ماشين تايپي كه مي توانست به صورت اتوماتيك از روي حروف ضبط شده بر روي نوار مغناطيسي تايپ كند. اين عمليات تايپ اتوماتيك خيلي زود به سيستم هاي كوچك در ريزپردازنده ها تبديل شد. و تكاملهاي بعدي در اين زمينه ايجاد شد. و نياز واقعي به تكامل اين بود كه طي دهه 1970 كارايي كارخانه ها 90 - 85 درصد افزايش يافت، درحالي كه كارايي دفتري تنها 4 درصد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجـــــود مي آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي شدند.

 سير تكامل فناوري اداري
سير تكامل فناوري اداري شامل دوره هاي فناوري اداري، فناوري رايانه اي و فناوري ارتباطات است. در دوره اول كارفرمايان در تلاش بودند تا محيطي را به وجود آورند كه جدا از مسائل كارخانه اي و درمعناي عام محيط توليد، كليه امور اداري، پرسنلي و تجارتي در آن صورت گيرد، از مهمترين شاخصهاي اين دوره انجام مطالعاتي درمورد جايابي و فضاسازي براي محيطهاي اداري بود. (دهه 20 به بعد) درحقيقت در اين دوره سعي در جداساختن فعاليتهاي اداري از فعاليتهاي توليدي بود و درنهايت واحدهاي ستادي از لحاظ مكاني از واحدهاي اجرايي جدا گرديدند. تفكر اين دوره اين چنين بود كه محيطي با شرايط بهتر براي انجام امور اداري كه در آن زمان، بيشتر امور محاسباتي نظير حسابداري، حقوق و دستمزد و مالي بود، فراهم گردد.

در دوره دوم؛ يعني فناوري رايانه، با ورود رايانه هاي كوچك كه از سرعت و دقت بالايي بهره مند بودند،‌ مديران تصميم گرفتند كه با استفـــاده از اين وسايل و سرمايه گذاري در رايانه اي كردن سازمان خود از سرعت و دقت رايانه در كاهش زمان كار و حذف اشتباهات انساني استفاده كــــــرده و پيامد اين حركت به وجود آمده اين بود كه كاربران را براي انجام امور روزمره شان به خوبي ياري كرد.

در دوره سوم؛ يعني فناوري ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوري رايانه و استفاده از وسايل جانبي آن و يكپارچه شدن و ادغام هريك از اين سيستم ها در يكديگر. درحقيقت امروزه سيستم هاي اداري سيستم هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي شان ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است. از مشخصات ديگر اين دوره كه الان در آن به سر مي بريم، اين است كه سازمانها و شركتها به ارزش واقعي اطلاعات به هنگام و يا كيفيت پي برده اند و در بازارهاي پيچيده امروزي نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معناي از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با كيفيت و مربوط به معني هماهنگي و سازگار بودن سازمان با محيط و جوابگو بودن نسبت به تغييرات است.

مهندس عسگري، مدير اجرايي اتوماسيون سازمان تبليغات اسلامي گفت: متمركز كردن چرخش مكاتبات، افزايش سرعت در انتقال داده‌ها، دسترسي به اطلاعات و سوابق و كاهش حجم مكاتبات اداري از جمله مزاياي بهره‌وري از سیستم اتوماسیون در سازمان تبليغات اسلامي بوده است.
.واگرچه ايران به لحاظ فن آوری الکترونيکی درجايگاه مناسبی قرار نداشته وهنوز نيز ندارد ولی اين موج بسياری از شئون زندگی وسازمانی را در نورديده واغلب بخش های سياسی ، اجتماعی ، فرهنگی ،اقتصادی و.... را با خود همراه کرده يا به حرکت واداشته است تا خود را با اين پديده هماهنگ کنند. بر اساس آماری که يونسکو منتشر کرده است تعداد رايانه های متصل به اينترنت در سال 1981حدود 213دستگاه بود در حالی که اين تعداد 5 سال بعد (1986) به 5 هزار دستگاه افزايش يافت . همين آمار از رشد غير قابل باور بهره گيری از کامپيوتر های شخصی در محيط زندگی و سازمانی حکايت دارد.بهره گيری از کامپيوتر ، ورود اينترنت به عرصه کار وزندگی ،خلق جوامع ومحيط های مجازی ،ايجاد دولت های الکترونيک همه وهمه در نهايت عرصه نظام کارو زندگی را به سمت سيستم های الکترونيکی وبدون کاغذ سوق می دهد.
وضعیت دولت الکترونیکی در هند

رشد چشمگیری که هندی ها طی چند سال اخیر در زمینه فناوری اطلاعات و به ویژهنرم افزار داشته اند،بر کسی پوشیده نیست.این کشور توسعه صنعت فناوری اطلاعات را ازاوایل دهه 90 آغاز نمود و هم اکنون با کسب موفقیت های فراوان طی این دوره زمانی نه چندان طولانی درصدد است تا از فناوری اطلاعات به عنوان اهرمی در راستای توسعه بهره گیرد و جایگاه متفاوتی را برای این کشور در عصر جامعه اطلاعاتی رقم بزند. .یکی ازعرصه هائی که دولت هند طی چند سال اخیر آن را در دستور کار خویش قرار داده و خط مشی هائی نیز برای آن وضع نموده است،استقرار دولت الکترونیکی در این کشور بود.در حقیقت هند سعی دارد نقش فناوری اطلاعات در فرایند اصلاحات عمومی را پر رنگ نموده و همچون سایر کشورها از آن در راستای بهبود ارائه خدمات بخش عمومی استفاده نمایند.
دولت هند سال 2001 را سال دولت الکترونیکی نامیده است و وزارت فناوری اطلاعات را مسئول اجرای دولت الکترونیکی این کشور نموده است که این وزارتخانه موظف است با الگوبرداری از اقدامات موفق سایر کشورها در زمینه استقرار دولت الکترونیکی و با تشویق بخش خصوصی به مشارکت فعال،بسترهای اجرای موفق دولت الکترونیکی را شناسائی و تمهیدات لازم جهت استقرار آن را فراهم آورد، همچنین الگویی که دولت مرکزی هند و ایالت های آن جهت استقرار دولت الکترونیکی دنبال می کنند الگوی اسمارت می باشد که ایجاد دولتی ساده،اخلاقی،پاسخگو،مسئول و شفاف را سرلوحه فعالیت های دولت قرار می دهد.

شايد در بازار فن‌آوري اطلاعات جهان بازار نرم‌افزار به دليل نياز كم به سرمايه‌گذاري‌هاي كلان و تكيه‌اش بر نيروي انساني متخصص در برخي كشورهاي در حال توسعه مانند هند به يكي از عمده راه‌هاي كسب درآمد ملي از راه صادرات تبديل شده است

وضعیت دولت الکترونیکی در ایران
امروزه در خصوص تحقق دولت الکترونیک در میان دولتمردان و مسئولان کشور اتفاق نظر وجود دارد و تلاش هائی نیز در این زمینه انجام شده است، لکن به رغم این اقدامات و تلاش ها،هنوز تا تحقق دولت الکترونیک در کشور راه زیادی مانده است. همچنین براساس آخرین تحقیقات سازمان ملل،ایران از نظر فناوری اطلاعات در میان کشورهای جهان، رتبه 107 را به خود اختصاص داده است.
آن چه که بیش از همه موارد گریبان کشوری مثل ما را گرفته است،زیرساخت های فرهنگی و اجتماعی است.
فناوري اطلاعات در بخش دولتي و استفاده از آن در جهت ارائه خدمات و اطلاعات به بخش عمومي ( دولت الکترونيک ) در ايران نيز چند سالي است که مورد توجه سياستگذاران و مديران قرار گرفته است و اگر چه کاربرد فناوري اطلاعات در ايران سابقه اي به نسبت طولاني دارد اما جهت گيري اصلي آن در گذشته تأکيد بر رويکرد درون نگري و با هدف بهبود در نظام اداري و افزايش کارايي بوده است . اما بکارگيري آن در شکل نوين با تأکيد دولت و تصويب آن از سوي مجلس شوراي اسلامي در برنامه سوم توسعه سرفصل جديدي را برروي اين صنعت در جامعه گشوده است . در برنامه سوم توسعه و در راستاي تجزيه و تحليل نارسايي ها وارائه راهکارهاي اجرايي ، ابتدا به بررسي اثرات اجتماعي ، فرهنگي و اقتصادي آن پرداخته و سپس با تحليل مشکلات اين صنعت ، خطوط اصلي ساختاري ، نهادي و سياسي در حوزه هاي مختلف اين صنعت را مشخص کرده است

سهم ايران از بازار IT با وجود پتانسيل‌ كافي كم است

 

هادي وزيرزاده - عضو سازمان نظام صنفي رايانه‌يي كشور - گفت: سهم ايران از بازار فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات از پتانسيلي كه انتظار آن مي‌رود كم‌تر است، علاوه بر اين رسيدن به جايگاهي بهتر نزديك به نظر نمي‌رسد زيرا ايجاد زيرساخت‌هاي مورد نياز نيازمند صرف زمان بسيار است.

 

وزيرزاده با ابراز اميدواري زياد از تاثير فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات در سطح فعلي در گسترش و توسعه دولت الكترونيكي اظهار كرد: اگر از تمام ظرفيت موجود فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات كشور استفاده كنيم مي‌توانيم پايداري و استحكام دولت الكترونيك را موجب شويم.

 

او دولت الكترونيك را قابل بهره‌برداري تمام اقشار جامعه دانست و تصريح كرد: ‌پيروي نكردن از يك الگوي خاص امري است كه پياده‌سازي دولت الكترونيكي ما را به تاخير مي‌اندازد. سكون در اين خصوص باعث توقف در عرصه‌اي مي‌شود كه دنيا هر لحظه در آن پيشرفت مي‌كند.

 

وزيرزاده در پايان ابراز اميدواري كرد: با يك زيرساخت اطلاعاتي با ديتاي فراوان و با تجميع تمام بخش‌هاي فعال اما پراكنده مي‌توانيم بانك اطلاعاتي ايجاد كنيم كه مرجعي براي تمام اطلاعات مورد نياز شهروندان دولت الكترونيكي است.

 

رضا پاكيزه‌خو ـ رييس هيات مديره‌ي سازمان نظام صنفي رايانه‌يي استان همدان ـ با اشاره به سهم زير 10 درصدي ايران از بازار توليد سخت‌افزار و نرم‌افزار از مصرف‌كنندگان عام، صنعتي و دولتي در كشور به عنوان سه نوع مصرف‌كننده در بازار ICT نام برد و اظهار كرد: مصرف دولتي ايران از فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات بسيار كمتر از ميانگين جهاني و زير 40 درصد است.

 

او تاكيد كرد: در دولت الكترونيكي ايران كه در حال شكل‌گيري است از كل تجهيزات موجود در دنياي فن‌آوري اطلاعات و ارتباطات استفاده نمي‌شود. مطمئنا اگر از امكانات بالقوه موجود با مديريت صحيح به طور بهينه استفاده كنيم متوجه كسري‌هاي موجود خواهيم شد و در اين صورت است كه مي‌توانيم بودجه‌هاي موجود را به صورت اصولي هزينه كنيم.

 

·  عملياتي شدن سامانه مالي از اتوماسيون اداري

سامانه مالي به عنوان يكي از سامانه‌هاي اتوماسيون يكپارچه اداري در نيمه اول سال 1386 عملياتي گرديد. شايان ذكر است كه سامانه‌هاي اتوماسيون يكپارچه‌ اداري در مركز آمار ايران در سال 83 عملياتي شده است.

 

آنچه پس از بررسی پرسشنامه‌ها و بررسی نتایج آنها معلوم شد آن است که سازمانهای مورد بررسی ، وضع بهتری در پیاده سازی مدل در قیاس با عدم پیاده سازی دارند . ضعف بنیه این سازمانها از جهت نیروی متخصص کاملا محسوس است . کمبود نیروی متخصص و امکانات و همچنین سیطره مقررات اداری و مالی ، سبب گردیده است که پیشنهاد نظام متمرکز در امر تهیه و آماده‌سازی مواد و خرید تجهیزات و نظایر آن ، توسط شرکت هایی که با مشکلات فنی و اداری مواجه‌اند ارائه شود .

 

چالش های موجود

 

 

. هدف نهايي چنين سيستم هايي كسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس در زمان موردنياز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سيستم هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه هاي فعاليت يك شركت ايفا مي كنند. توجه به شركتهاي موفق نشان مي دهد كه همگي آنها به سيستم هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه شان مجهزند. چالش حقيقي كه شركتها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگيري سيستم هاي اطلاعاتي متكي به رايانه نيست، بلكه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم هاي اطلاعاتي در مديريت است.

مهندس هومن صالحي، مدير فروش ايران رايانه به موضوع امنيت در اتوماسيون اداري با بيان اينكه امنيت شرط اصلي سلامت اطلاعات و آزاد بودن از خطرات به منظور استفاده از اطلاعات است اشاره می کند. که امنیت داراي سه ويژگي جامعيت ،‌محرمانگي و تصديق هويت است در ادامه وی افزود تصويب نشدن قوانين امضاي ديجيتال در كشور واينكه سی ای ها در كشور ما هنوز پشتوانه واعتبار استنادي ندارند ، مهم ترين چالش به كارگيري امضاي ديجيتال در نرم‌افزار است.

مهندس جواهريان، مدير توليد نرم‌افزار شركت‌ مهندسي ايران رايانه: در جامعه اطلاعات وجود اطلاعات بدون ساختار چالش اصلي سيستم‌هاي اتوماسيون سازمان‌ها است که به دنبال فراهم کردن فضاي كاري ديجيتالي امن و سريع براي كاركنان و مديران سازمان‌ها است

مهندس عسگري، مدير اجرايي اتوماسيون سازمان تبليغات اسلامي نيز گزارشي از فرآيند به كار گيري این سیستم در اين سازمان ارايه داد. وي گفت: ساختار اصلي نرم‌افزار مديريت اسناد بايد بر اساس فرآيند اداري سازمان‌ها باشد و اين مهم‌ترين چالش در به‌كارگيري اين نوع نرم‌افزار‌هاست.

به این نکته باید توجه شود که قبل از اجرای اتوماسیون مکاتبات اداری، مدیران سازمان باید به طور کامل به این نتیجه رسیده باشند که امکان ادامه وضعیت فعلی وجود ندارد و عزم راسخ در آنان برای اجرای اتوماسیون اداری به وجود آمده باشد. در غیر این صورت نه تنها از همه ابزارها و امکانات برای انجام پروژه استفاده نخواهد شد، بلکه با کوچک ترین مخالفت و مشکلی اجرای پروژه با تاخیر و حتی توقف مواجه می شود.

ادبیات تحقیق

برخی از مشکلات در یک سیستم دستی و گردش کاغذی:

- نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.

- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی، انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله و در نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.

- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد؛ به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.

- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ....

- اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.

- طولانی شدن فرآیند جست و جوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).

- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها.

- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.

- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).

- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود امار قابل اتکا.

- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها.

مزايا اتوماسيون اداري: مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. و اتوماسيون اداري موجب مي گردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختيار مديران قرار گيرد.

به طوركلي، مزاياي كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي شود.

1 - مزاياي مستقيم: اين مزايا عبارتند از: افزايش محصول يا بازده و صرفه جويي در وقت يا نيروي كــــــار. معمولاً اين مزايا كه قابل اندازه گيري بوده و ممكن است تاثير مستقيم و كوتاه مدت بر جريان نقدينگي داشته باشد عبارتند از:

الف) كنترل بهتر بر كار، به خاطر تقسيم كمتر نيروي كار؛
ب) تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي شود؛
ج) فعاليتهاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به هنگام رساني كمتر مي شود؛
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي شود. چرا كه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي گردد.
2 - مزاياي غيرمستقيم: اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است ازطريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:

الف) وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه ديگر؛
ب) نياز كمتر به تشريفات و كنترل جهت نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
ج) به دليل افزايش اثربخشي كاركنان در انجام كارهــاي خاص، رضايت شغلي آنها افزايش مي يابد؛
د) به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضايت مشتريان بيشتر مي شود؛
ه) رقابت بيشتر سازمانها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.
اما كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري معايبي را نيز دربردارد كه عبارتند از: ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي از روابط اجتماعي و انساني دركارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليتها، پيچيده شدن و سختي كار با سيستم ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه، نپذيرفتن سيستم هاي مكانيزه توسط مديران و يا كاركنان، كم شدن امنيت اطلاعات هم ازنظر دسترسي و هم ازنظر تخريب.

سهولت گزارش گيري، كنترل لحظه‌اي كارتابل‌هاي كاركنان، گزارش كامل وقايع كاربر و حذف بايگاني‌ها و همچنين دسترسي به كارتابل‌هاي سازمان از طريق اينترنت در هر مكان، از ديگر مزاياي به كارگيري این سیستم است.

بدين منظور، استفاده از سيستم مكاتبات بدون كاغذ به عنوان روشي نوين، از سوئي به جريان كار سرعت مي‌بخشد و از سوي ديگر، با جمع آوري اطلاعات مجموعه‌ي فعاليت‌هاي سازمان و طبقه‌بندي آ‌ن‌ها، بستر مناسبي را براي سرعت بخشيدن به امور روزمره فـراهم مي‌سازد.نرم‌افزار مكاتباب بدون كاغذ با بررسي مدل‌هاي فعاليت سازمان‌هاي بخش عمومي، دولتی و موسسات صنعتي و بازرگاني طراحي و توليد شده است و مي‌تواند به خوبي پاسخ‌گوي نيازهاي ياد شده باشد.

 

- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان.

- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل.

- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا.

- مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر.

- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد.

- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها، منشی ها، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری.

- امکان پی گیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده.

- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده.

- دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور.

- ردیابی امور و پی گیری به موقع مراحل کار.

- سهولت و سرعت در گردش عملیات.

- متمركز نمودن امور اداري
- افزايش سرعت انتقال نامه ها و ارتباط متقابل واحدها
- سهولت دسترسي به كليه اطلاعات و سوابق بر اساس طبقه بندي از پيش تعيين شده
- كاهش حجم مكاتبات اداري
- تسريع در انجام فعاليتها و كاهش مراحل و زمان انجام كارها
- از بين رفتن بايگاني هاي دستي و انفرادي و حذف مدارك و سوابق دستي
- امكان استفاده از سيستم مكاتبات اداري جهت رسيدگي به نامه هاي ارجاعي از خارج از محل كار و از راه دور ( منزل يا محل ماموريت ) با توجه به وجود سيستم در محيط web base
- ايجاد قابليت پيگيري نامه هاي ارجاعي
- حذف دفاتر انديكاتور
- حفظ و حراست از مدارك و اسناد
- افزايش ضريب ايمني حفظ اطلاعات
- صرفه جويي اقتصادي ( به دليل عدم خريد كاغذ و ساير ملزومات ) و كاهش هزينه هاي نگهداري ، انبارداري ، بايگاني و ….
- يكسان شدن عملكرد پرسنل امور اداري كليه واحدها

و بالاخره يكي از مهمترين مزاياي سيستم مكانيزه مكاتبات اداري ايجاد فرهنگ پذيرش سيستم هاي مكانيزه و آماده سازي پرسنل سازمان كه صاحبان فرايندهايي هستند كه مكانيزه شدن آنها را در آينده اي نزديك پيش روي خواهند داشت ، جهت پذيرش تغيير و تحولات آتي سازمان .

 

تاثير سيستم مكاتبات اداري در ايجاد سازماني يادگيرنده :
با توجه به تعداد زياد كاربران سيستم ، امكان آموزش تك تك كاربران به صورت مستقيم براي مجريان كار ميسر نبود و تنها به تعدادي از پرسنل هر واحد آموزش داده شد و آنها مسئوليت انتقال آموزش به زير مجموعه خود را برعهده داشتند و عملاً ديده شد كه سوالات و پرسشهاي كاربران كه در عمل با آن روبه رو مي شوند توسط آنان و يا حتي ديگر همكارانشان كه به سيستم مشرف تر بودند ،پاسخ داده مي شد و اين امر نيز خود حاكي از تبلور سازماني فراگير و يادگيرنده است كه در آن آموزش و انتقال اطلاعات در بين پرسنل جاري بوده و اين پرسنل هستند كه خود را موظف به انتقال معلومات به همكارانشان مي دانند .

معایب سیستم اتوماسیون اداری
هرچند انسان ها سخت دنبال پيشرفت هستند ، ولی تغيير را دوست ندارند ،از اين رو ممکن است در مقابل حذف کاغذ ازروال سازمان ها مقاومت هايی صورت پذيرد ولی مسلماً اين مقاومت ها از دوام وقوام چندانی برخوردار نخواهد بود.بی شک سيل جوامع الکترونيکی ومجازی همه را در حذف يا به حداقل رساندن کاربرد کاغذ با خود همراه می سازد

 

یکی از صاحبنظران ( صرافی زاده ،1383، 181 ) موانع استقرار دولت الکترونیک را موارد زیر برشمرده است :
عدم احساس نیاز به وجود دولت الکترونیکی
عدم حمایت مدیریت ارشد سازمان ها
ناتوانی در مرزبندی بین اطلاعات محرمانه و اطلاعاتی که باید در دسترس شهروندان و بنگاه های اقتصادی قرار گیرد.
هزینه سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاع رسانی و پایگاه های اطلاعاتی
کمبود تخصص فناوری اطلاعات در برخی کشورها

 

، این امر نیازمند رسیدن به حدی از بلوغ در همه سازمان هاست

انواع زيرسيستم هاي اتوماسيون اداري: از ديدگاههاي متعددي به انواع كاربردهاي اتوماسيون اداري پرداخته شده است كه در اين جا به دو نمونه از آنهـــــــا مي پردازيم. در يك ديدگاه انواع دستگاههاي مكانيزه اداري اصلي عبارتند از:

1 - در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها: واژه پردازها، ماشينهاي كپي هوشمند، سندخوانها، سيستم هاي صوتي ديجيتالي، حروف چيني نوري.

2 - در زمينه ذخيره سازي اطلاعات: كشورهاي بايگاني الكترونيك، زير نگاشته ها (ميكرو گرافيك).
3 - در زمينه ارتباطات: سيستم تلفن رايانه اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور.
از ديدگاه ديگر عناصر اصلي سيستم هاي مكانيزه اداري در شكل شماره يك آورده شده است.

 

سيستم هاي مكاتبات بدون كاغذ داراي قابليت هاي عمومي به شرح زير مي باشد :

- ثبت و گردش مكانيزه مكاتبات (وارده ، داخلي ، صادره) و پيام هاي داخلي
- تعريف دبيرخانه هاي مختلف سازمان و اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه
- تعريف پست هاي سازماني و محدوده مجاز اجراي عمليات هر پست در سيستم
- تعريف رابطه مجاز جهت ارجاع مكاتبات بين سمت هاي سازماني
- امكان تعريف جانشين براي سمت هاي سازماني
- تعريف كاربران و محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري
- انتساب سمت هاي مختلف به يك كاربر
- تعريف گروه هاي كاري از سمت ها و كاربران جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات و پيام
- تعريف طبقه بندي مكاتبات اداري (عادي ، محرمانه ، سري و...)
- تعريف سطوح دسترسي سمت ها به انواع مكاتبات طبقه بندي شده
- تعريف اولويت مكاتبات اداري (عادي ، فوري ، خيلي فوري و...)
- تعريف قالب شماره نامه (وارده ، داخلي ، صادره) در هر دبيرخانه
- استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات
- تعريف مشخصات اشخاص حقيقي و حقوقي (طرف مكاتبات اداري)
- پشتيباني كامل از قلم نوري ، تصويربرداري (اسكن) و امضاء ديجيتال
- قابليت تعريف موضوع و كليد واژه به ازاء ارجاعات متفاوت
- امكان افزودن و مشاهده انواع پيوست و درج نامه هاي عطف و پيرو
- امكان حاشيه نويسي به صورت متني يا قلم نوري
- تغييرطبقه بندي نامه ها به هنگام ارجاع باتوجه به اهميت نامه به منظورحفاظت از اطلاعات درگردش
- قابليت جستجو بصورت متني و يا حول اقلام محورهاي اطلاعاتيجدر كليه مكاتبات در گردش و بايگاني شده
- ايجاد و مشاهده كارتابل مكاتبات ، مكاتبات ارسالي و حذف شده به تفكيك سمتهاي سازماني
- ايجاد و مشاهده كارتابل پيامها ، پيامهاي ارسالي و حذف شده به تفكيك كاربران
- اعلام دريافت نامه جديد
- مشاهده پوشه ها در سطوح درختواره بايگاني توسط سمت هاي مجاز
- امكان به گردش انداختن نامه هاي بايگاني شده
- نمايش راهنماي مصور در هر بخش از سيستم با قابليت پيمايش در تمامي متن راهنما
- امكان ايجاد طبقه بندي موضوعي بصورت نامحدود جهت پوشه هاي بايگاني

ضرورت اجرای اتوماسیون

 

 

سرعت پايين، افزايش بوروكراسي،وابسته شدن سيستم به افراد و نيز عدم هماهنگي اين روش با سيستمهاي مكانيزه سبب كاهش بازده و افزايش قابل ملاحظه خطاهاي انساني در سيستمهاي مكانيزه مي شود. امروزه بكارگيري سيستمهاي اتوماسيون اداري در كنار ساير سيستمهاي مكانيزه، علاوه بر حذف بسياري از تشريفات دست و پا گير اداري و افزايش سرعت و دقت در انجام امور، باعث صرفه جويي قابل ملاحظه اي در زمان نيروي انساني و نيز ملزومات مصرفي اداري مي شود.

 

مقدمات پیاده سازی اتوماسیون در سازمان

1- تعیین گروه (یا کمیته یا شورا) پیاده سازی

2- تعیین زمانبندی پیاده سازی سیستم

3- را ه اندازی شبکه و تهیه نرم افزار

اقدام های پس از پیاده سازی

به طور معمول پس از پیاده سازی توقعات و انتظارات کاربران از سیستم بیش از گذشته است. بسیاری از آنها با توجه به آشنایی با قابلیت های سیستم تقاضا و درخواست هایی بیش از توان سیستم را مطرح می کنند که توجه به نظرهای کاربران و تلاش برای اجابت کردن آن راه را برای توسعه و اجرای سیستم های بعدی نیز فراهم می سازد. جهش ها و قدم های بعدی برای اتوماسیون سایر فعالیت های سازمان بعد از این مرحله ساده تر از گذشته خواهد بود و بسیاری از مشکلات اساسی بر طرف شده است. با این توضیحات اقدام های زیر پس از پیاده سازی اولیه توصیه می شود:

- آموزش بیشتر تمام کاربران به خصوص کاربرانی که در دوره های آموزشی شرکت فعالی نداشتند یا کاربران تازه وارد. در این آموزش ها باید تمام قابلیت های سیستم حتی موارد جزیی به کاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امکانات سیستم استفاده کنند.

- جمع آوری نظرهای کاربران برای ارتقای نرم افزار و انتقال به مسئولان برای کارشناسی موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.  

- کنترل روال های موجود و اطمینان از حصول نتیجه آن (یا بهینه سازی و بازنگری روال ها در صورت نیاز).

- تدوین روال های جدیدی که قابلیت اجرا در سیستم را دارند.

- رفع اشکال های فنی و اشکال هایی که در روال ها و به صورت کلی در پیاده سازی سیستم رخ داده است.

- بازبینی موضوع ها و پرونده های وارد شده سازمان (برای دسته بندی های لازم و حذف موارد تکراری).

- ارتقای به موقع نرم افزار و تمهیدات لازم در زمان ارتقای نرم افزار.

- مدیریت و بازبینی فرستندگان/گیرندگان برای دسته بندی صحیح آن.

علل مقاومت در برابر اجرای اتوماسیون

- ترس از موقعيت شغلي پس از مكانيزه شدن فرايند با توجه به نقش سيستمهاي مكانيزه در كاهش نيروهاي انساني .
- ترس از خلع يد شدن از قدرت حاصله از تجمع اطلاعات كه به دليل غير مكانيزه بودن فرايندها و عدم وجود اطلاعات ثبتي بوجود آمده است .
- ترس از كاهش وابستگي سازمان به شخص ، چرا كه در صورت مكانيزه شدن امور ، روال كارها ، الگوريتم وار و مستند مي گردند و از ميزان وابستگي سازمان به پرسنل صاحب فرايند كاسته مي شود .
- ترس حاصله از ضعف و ناتواني در كار با سيستمهاي مكانيزه .
- ترس از شفاف شدن اطلاعاتي براي آن دسته از افرادي كه سالها از شفاف نبودن و گل آلودي آب جاري در شريان اطلاعات سازمان سود جسته و آنرا مديون طبيعت سيستمهاي دستي مي دانند .

نتيجه گيري

 

 

 

 

طي دهه 1970 كارايي كارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت، درحالي كه كارايي دفتري تنها 4 درصــــد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجود مــــــي آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي شدند، از اين رو، بعد از تكامل سيستم هاي پردازش داده (DPS)، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت و سيستم هــــاي پشتيبــــــاني تصميم گيري، سيستم هاي اتوماسيون اداري بــه وجود آمدند. اين سيستم ها از طريق فناوري اطلاعاتي از امور اداري حمايت كرده و موجب افزايش كارايي دفاتر مي شوند. كارايي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند.

اما بايستي توجه داشت كه در حل يك مسئله بخش عمده اي از آن ازطريق ارتباطات بين فردي حاصل مي شود. مدير و كارشناس اطلاعات بايد به اتوماسيون اداري به عنوان ابزارهاي مكمل چنين ارتباطات بين فردي بنگرند و درعين حالي كه كاربردهاي اتوماسيون اداري موجب كارايي و صرفه جويي هزينه ها و افزايش سرعت و ايجاد اداره بدون كاغذ مي شود، از ابعاد ديگر موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسيله چاپگر رايانه، يا افزايش پيامهاي بي اهميت و جزيي و پخش وسيع پيــامها درمورد پست الكترونيك مي شـــود. متاسفانه مطالعات آماري فقط نشان دهنده اين هستند كه كاربرد اتوماسيون اداري درحال گسترش زيادي است ولي اين امر به ما نشان نمي دهد كه آيا واقعاً اتوماسيون اداري براي ادارات مفيد است يا فقط طبق فناوري روز ورود آن به ادارات ديده مي شود. يك مسئله مشخص است: كمپاني هايي كه طبق مطالعات آماري اقدام به جايگزيني سيستم هاي اتوماسيون اداري در طيف وسيع مي كنند لزوماً موفق نيستند بلكه مطالعات نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسيون اداري در جايي كه مفيد واقع مي شود و واقعاً به آن نياز است استفاده بشود. در مقاله بيزينس ويك اشاره شده كمپاني هايي كه بهترين اهداف را از به كارگيري اتوماسيون اداري كسب كرده اند و بالاترين كارامدي را دارند آنهايي هستند كه مشخصاً از اتوماسيون اداري درجاي مربوط استفاده مي كنند.

 

1.با اين وجود نبايد فراموش کردکه نسل جوانی در راه است که با « ديجيتاليزم » بزرگ شده است . وبهره گيران سيستم های کاغذی در حال خروج از صحنه هستند .بنابراين دور از انتظار نيست که عرصه به دست طرفداران حذف کاغذ ((Paperless افتد.

2.ما به مدیرانی نیاز داریم که با درک جوانب گوناگون این روند،ضررهای آن را به حداقل رسانده وحداکثر استفاده را از فواید آن ببرند. دولت ها درک نموده اند که اگرچه رویکرد غیر فعال به موضوع دولت الکترونیک آن ها را از بازار خارج نخواهد کرداما آن طور که فکر می کردند در مقابل رقبا ایمن نخواهند بود.

 

سیستم اتوماسیون مکاتبات اداری موجب تسریع در امور روزمره سازمان ها و اداره ها و شرکت ها، تسریع در پاسخگویی به ارباب رجوع و کاهش حجم مکاتبات و گردش کاغذ در سازمان ها می شود. در این مقاله عوامل متعددی برای پیاده سازی سیستم اتوماسیون در یک سازمان و ملزومات و نیازمندی های این کار مورد بحث و بررسی قرار گرفت. تدوین معیارهای ارزیابی و مرتبط کردن ملاک های تشویق با کارکرد افراد با سیستم و استخراج آمار مورد نیاز در این زمینه از سیستم، موجب تسریع در پیاده سازی و صحت عملکرد سیستم خواهد بود. گاه ممکن است ملزومات پیاده سازی و همه مواردی که در این مقاله بحث شد، فراهم شود اما انگیزه کافی یا علم و دانش مدیریتی از طرف مدیریت برای تغییر رویه های داخل سازمان موجود نباشد. در این حالت بدون شک سازمان در اجرای موفق سیستم با شکست مواجه خواهد شد.
 

حرف اخر

نكتــــه آخر و مهم اينكه در كاربرد سيستم هاي اتوماسيون اداري و اعمال تغيير و تحولات از طريق آنها بايستي به مباحث ارگونوميك (مهندسي انساني) و مقاومت در برابر تغيير كاركنان و تكنيك هاي مناسب غلبه بر مقاومت آنها نيز توجه اساسي داشته باشيم و با استفاده از نگرش سيستمي، اقدام به تغيير و تحولات و به كارگيري سيستم هاي اتوماسيون اداري كنيم و بدانيم كه نيروي انساني هم به عنوان مهمترين عامل ايجادكننده تغيير و هم به عنوان پذيرنده و اجراكننده آن است.

 

حرف آخر، سخني با مجريان سيستم مكاتبات اداري :
مجريان و مسئولين پياده سازي سيستم بايد بدانند كه اجراي سيستم مذكور نظر به تعددكاربران و ماهيت آن همان طور كه مزاياي بسيار زيادي را در پي داشته است در صورتيكه از پشتيباني ضعيفي برخوردار شود و به خواسته ها و نيازهاي عموم كاربران در فاز توسعه سيستم جامع عمل نپوشانند ، مي تواند سبب دلسردي كاربران از سيستم مكاتبات اداري و ايجاد بدبيني آنان به سيستم هاي مكانيزه گردد كه اميد است با درايت كامل مجريان سيستم ، شاهد توسعه كمي و كيفي سيستم در سطح شركت اعم از واحدهاي ستادي و صف باشيم .